Po zakończeniu ewidencji świadczeń za wybrany miesiąc rozliczeniowy należy wykonać ich rozliczenia, którego efektem jest wystawienie rachunku za wykonane świadczenia.
Poniżej przedstawiamy instrukcję rozliczenia zaewidencjonowanych świadczeń w programie mMedica, dla Świadczeniodawców użytkujących Portal Świadczeniodawcy. Etapy rozliczania świadczeń są następujące:
- Eksport świadczeń do NFZ.
- Import danych.
- Weryfikacja świadczeń przez NFZ.
- Naliczanie świadczeń do zapłaty na Portalu Świadczeniodawcy (generowanie szablonu rachunku).
- Pobranie szablonu rachunku z Portalu Świadczeniodawcy i wgranie do mMedici poprzez import z pliku.
- Wystawianie rachunku z szablonu w programie mMedica.
- Drukowanie rachunku do pdf.
- Eksport rachunku do NFZ.
- Sprawdzenie na Portalu Świadczeniodawcy czy rachunek został poprawnie dostarczony do NFZ.
Eksport świadczeń do NFZ
W celu wykonania eksportu świadczeń należy w menu głównym wybrać: KOMUNIKACJA -> Eksport danych -> Dane ewidencyjne (I faza):
Następnie otworzy się okno eksportu, w którym należy zdefiniować okres za jaki chcemy wykonać eksport(miesiąc/e):
W przypadku, gdy podczas wykonywania eksportu w raporcie pojawią się błędy w świadczeniach, należy je poprawić. Po poprawieniu błędów należy ponownie wykonać eksport.
Import danych
Po wykonaniu eksportu świadczeń należy pobrać potwierdzenie z NFZ, informujące, że wyeksportowane świadczenia zostały poprawnie odebrane przez NFZ. W tym celu należy wykonać Import z poczty:
Podczas wykonywania importu również należy zwrócić uwagę, czy świadczenia zostały odebrane przez NFZ jako poprawne. W przypadku pojawienia się błędów, należy poprawić błędne świadczenia i wykonać proces eksportu ponownie.
Weryfikacja świadczeń przez NFZ
Po wyeksportowaniu świadczeń i otrzymaniu importu z potwierdzeniem ich odebrania przez NFZ świadczenia trafiają do Weryfikacji świadczeń w systemie NFZ. W celu sprawdzenia czy wyeksportowane świadczenia zostały poprawnie zweryfikowane należy zalogować się do Portalu Świadczeniodawcy poprzez przeglądarkę internetową.
Po zalogowaniu do Portalu Św. należy wybrać ścieżkę:
Umowy na realizację świadczeń –> Kompleksowy przegląd wyników weryf. świadczeń, a następnie należy sprawdzić czy w systemie NFZ znajdują się niezweryfikowane świadczenia. W tym celu w wyszukiwarce zaznaczamy miesiąc, którego wyeksportowane świadczenia dotyczą oraz pozycję „Niezweryfikowane” w wierszu „Status weryfikacji” i przycisk „Wyszukaj”.
Jeżeli na liście pod wyszukiwarką pojawią się świadczenia niezweryfikowane, należy poczekać na ich weryfikację. W momencie gdy wszystkie świadczenia zostały zweryfikowane, należy sprawdzić, czy jakieś świadczenia posiadają błędy lub ostrzeżenia. W tym celu w wierszu „Wynik weryfikacji” zaznaczamy pozycje „Błąd” i/lub „Ostrzeżenie”, następnie przycisk „Wyszukaj”.
Jeżeli na liście pod wyszukiwarką znajdują się świadczenia ze statusem „Błąd” należy sprawdzić treść błędu. Następnie trzeba odnaleźć świadczenie w programie mMedica i poprawić błąd. Ponownie wykonujemy eksport świadczeń do NFZ, import z poczty i czekamy na weryfikację świadczeń przez system NFZ.
Naliczanie świadczeń do zapłaty na Portalu Świadczeniodawcy (generowanie szablonu rachunku)
W momencie gdy wszystkie przesłane do NFZ świadczenia zostały zweryfikowane jako Poprawne, możemy przejść do naliczania świadczeń do zapłaty. Efektem tego jest wygenerowanie przez system NFZ szablonu, z którego wystawiamy rachunek. W tym celu na Portalu Świadczeniodawcy należy wybrać ścieżkę: Umowy na realizację świadczeń –> Moje umowy, a następnie wybrać pozycję Szablony rachunków:
Po otwarciu strony Naliczanie świadczeń do zapłaty, klikamy „Dodaj zlecenie naliczania świadczeń (SWIAD)”:
Otworzy nam się okno naliczania świadczeń do zapłaty, należy wybrać miesiąc, za który chcemy wykonać naliczenie i zatwierdzić.
Następnie za pomocą wyszukiwarki należy wybrać miesiąc, za który dokonaliśmy naliczenia i kliknąć przycisk „Wyszukaj”
Po przejściu do wybranego miesiąca, na dole ekranu pojawi się wiersz z generowanym szablonem. Gdy generowanie szablonu zostanie zakończone Status zmieni się na „Zakończony powodzeniem”. Wówczas w kolumnie Pliki z szablonami (R_UMX) pojawi się plik z szablonem (pogrubiona zielona czcionka).
Pobranie szablonu rachunku z Portalu Świadczeniodawcy i wgranie do mMedici poprzez import z pliku
Chcąc pobrać szablon do rachunku należy kliknąć raz lewym przyciskiem myszy na pogrubiony zielony napis i pobrać plik xml z szablonem na komputer.
Następnie logujemy się do mMedici, wybieramy: KOMUNIKACJA -> Import danych -> Import z pliku. W oknie pobierania należy odszukać zapisany na komputerze plik z szablonem (pamiętając żeby zaznaczyć typ pliku „Plik XML”), zaznaczyć go i kliknąć „Otwórz”. Szablon wczyta się do programu mMedica.
Wystawianie rachunku z szablonu w programie mMedica
W celu wystawienia rachunku z pobranego szablonu należy przejść do: ROZLICZENIA -> Przegląd szablonów.
Należy zaznaczyć poprzez najechanie i kliknięcie jeden raz lewym przyciskiem myszy na pusty szablon (zazwyczaj ostatni na liście), a następnie nad listą szablonów wybrać przycisk „Nowy rachunek”.
Otworzy się okno z Nowym rachunkiem do wystawienia, w którym należy przede wszystkim wprowadzić numer rachunku i jeżeli jest taka potrzeba edytować datę wystawienia rachunku. Jeżeli wszystkie dane na rachunku zostały sprawdzone klikamy w prawym dolnym rogu ekranu przycisk „Zatwierdź”.
Drukowanie rachunku do pdf
Wystawiony rachunek możemy wydrukować do pdf klikając na górze ekranu przycisk „Drukuj rachunek”.
Otworzy się okno z Podglądem wydruku. W celu zapisania rachunku klikamy przycisk „Zapisz” na górze ekranu i po otwarciu okna „Zapisywanie jako” wybieramy lokalizację, gdzie chcemy dokument zapisać.
Eksport rachunku do NFZ
W celu eksportu rachunku do NFZ wybieramy na górze ekranu przycisk „Eksportuj eRachunek”.
Otworzy nam się okno Eksportu faktury, w którym klikamy przycisk „Eksportuj”:
Sprawdzenie na Portalu Świadczeniodawcy czy rachunek został poprawnie dostarczony do NFZ
W celu upewnienia się, że wystawiony rachunek dotarł bez błędów do NFZ, można zweryfikować to na Portalu Świadczeniodawcy. Po zalogowaniu się na Portal wybieramy: Umowy na realizacje świadczeń -> Moje rozliczenia:
Następnie w wyszukiwarce ustawiamy miesiąc, którego rachunek dotyczy i klikamy „Wyszukaj”:
Wystawiony rachunek widnieje na dole strony i ma status „Zaimportowany pomyślnie” lub „Zaimportowany pomyślnie z ostrzeżeniami”.
