eArchiwum i repozytorium EDM

eArchiwum i repozytorium EDM

W dzisiejszych czasach obserwujemy dynamiczny rozwój procesu cyfryzacji w ochronie zdrowia. Celem tych zmian jest usprawnienie funkcjonowania podmiotów leczniczych i wzrost efektywności udzielanych świadczeń pacjentom. Aby było to możliwe niezbędna jest analiza danych o zdarzeniach medycznych, udzielonych procedurach, rozpoznanych jednostkach chorobowych oraz uzyskanie informacji, które są niezbędne do realizacji świadczenia zdrowotnego. Dlatego na podmioty lecznicze nałożono kolejne obowiązki: raportowanie zdarzeń medycznych oraz wymianę EDM. Aby sprostać tym wymaganiom świadczeniodawcy muszą posiadać program/aplikację do prowadzenia i wymiany EDM. Jednocześnie ilość przetwarzanych danych zdrowotnych rośnie w zatrważającym tempie, a obowiązkiem placówki jest zapewnienie stałego dostępu do dokumentacji. Niezbędne jest więc posiadanie repozytorium EDM, czyli składnicy dokumentów. I właśnie taką funkcjonalność posiada moduł eArchiwum mMedica.

Obowiązki świadczeniodawców w zakresie aktualnie obowiązującej formy prowadzenia dokumentacji medycznej

Obecnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami wszyscy usługodawcy zobowiązani są do prowadzenia dokumentacji medycznej w formie elektronicznej oraz do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej, określonej w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 8 maja 2018r. w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej (Dz.U. 2018, poz. 941, z późn. zm.).

Jakie są różnice między dokumentacją medyczną w formie elektronicznej a EDM?

Wbrew powszechnemu mniemaniu EDM (Elektroniczna Dokumentacja Medyczna) to nie to samo co Dokumentacja Medyczna w formie elektronicznej.

Są to dwa różne terminy regulowane osobnymi przepisami prawa.

W dużym uogólnieniu:

Dokumentacja Medyczna w formie elektronicznej jest prostym odwzorowaniem i następcą dokumentacji papierowej. Aktualnie jej elektroniczna forma nie jest standaryzowana. Istnieją oczywiście wytyczne w zakresie jej tworzenia i przechowywania. Wśród dostawców oprogramowania istnieje jednak duża dowolność w interpretacji obowiązujących zasad. Funkcje i solidność posiadanego systemu informatycznego w dużej mierze zależą od możliwości, umiejętności  i budżetu dostawcy naszego oprogramowania.

Dokumentacja w formie elektronicznej tworzona z wykorzystaniem dostępnego w placówce oprogramowania jest autoryzowana i weryfikowana na poziomie placówki. Zazwyczaj jest to login i hasło użytkownika systemu.

Więcej informacji można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania. Warto zweryfikować w jaki sposób dostawca naszego oprogramowania formalnie i technicznie spełnia wymogi w nim zawarte.

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna jest natomiast zdefiniowana w wyżej wspomnianym rozporządzeniu MZ z dnia 8 maja 2018r i obejmuje:

• informację o rozpoznaniu choroby, problemu zdrowotnego lub urazu, wynikach przeprowadzonych badań, przyczynie odmowy przyjęcia do szpitala, udzielonych świadczeniach zdrowotnych oraz ewentualnych zaleceniach – w przypadku odmowy przyjęcia do szpitala, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 30 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
• informację dla lekarza kierującego świadczeniobiorcę do poradni specjalistycznej lub leczenia szpitalnego o rozpoznaniu, sposobie leczenia, rokowaniu, ordynowanych lekach, środkach spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego i wyrobach medycznych, w tym okresie ich stosowania i sposobie dawkowania oraz wyznaczonych wizytach kontrolnych, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 137 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych;
• kartę informacyjną z leczenia szpitalnego, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 30 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
• opis badań diagnostycznych, innych niż badania laboratoryjne;
• wyniki badań laboratoryjnych wraz z opisem.

Dokumentacja ta jest ustandaryzowana i powinna „wyglądać identycznie” niezależnie od posiadanego systemu informatycznego.

Dodatkowo w ramach systemu P1 („Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania zasobów cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych”) zostały dotychczas wprowadzone e-recepty, e-zwolnienia i e-skierowania.

Zmiany wchodzące od 1 lipca 2021 roku obejmują kolejne funkcjonalności w ramach EDM. Mają one docelowo umożliwić wymianę EDM pomiędzy usługodawcami. W tym celu na platformie P1 muszą być gromadzone informacje o zdarzeniach medycznych i indeksach EDM.

Następstwem tych zmian jest:

• Obowiązek raportowania do Platformy P1 informacji o zdarzeniach medycznych. Obowiązek ten dotyczy wszystkich usługodawców realizujących świadczenia medyczne.
• Obowiązek indeksowania i udostępniania EDM.
• Obsługa zdarzeń medycznych w mMedica.

Co to jest zdarzenie medyczne?

Zgodnie z treścią ustawy o  systemie informacji w ochronie zdrowia z dnia 28kwietnia 2011r. Dz. U. 2011 Nr 113 poz. 657 zdarzenie medyczne przetwarzane w systemie informacji jest to „świadczenie zdrowotne”, o którym mowa w art.5 pkt 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Podążający tym tropem:

„świadczenie zdrowotne” jest to działanie służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia oraz inne działanie medyczne wynikające z procesu leczenia lub przepisów odrębnych regulujących zasady ich udzielania.

Raportowanie zdarzeń w mMedica

W kontekście oprogramowania mMedica funkcje umożliwiające raportowanie zdarzeń medycznych są standardowo dostępne w aktualnej wersji aplikacji mMedica i korzystanie z nich nie wymaga zakupu dodatkowych modułów. Wymagana jest jedynie ich konfiguracja. Więcej informacji o raportowaniu zdarzeń medycznych znajdziesz w naszej bazie wiedzy we wpisie Raportowanie zdarzeń medycznych w mMedica.

Indeksowania i udostępniania EDM w mMedica

Indeksowanie polega na przesłaniu do Platformy P1 informacji o dokumencie. Informacja ta powinna zawierać między innymi miejsce, gdzie jest składowany. Składowanie musi być zrealizowane w sposób, umożliwiający udostępnianie dokumentów (pobranie/odczyt przez uprawnione osoby/podmioty), z zachowaniem wszystkich wymaganych zabezpieczeń oraz mechanizmów weryfikacji uprawnień dostępu do dokumentu.

Oprogramowanie mMedica większość operacji związanych z komunikacją z P1 wykonuje w sposób  automatyczny i nie wymaga dodatkowych działań ze strony personelu placówki.

Każdy kto wystawia wyżej wymienione dokumenty EDM ma obowiązek je indeksować i udostępniać. Jak to robić w aplikacji mMedica znajduje się naszej bazie wiedzy w artykule Indeksowanie i udostępnianie dokumentacji w aplikacji mMedica. Ponadto w celu przechowywania dokumentów EDM należy posiadać repozytorium EDM.

Gdzie przechowywać dokumenty EDM?

Jednym z rozwiązań jest zakup modułu mmedica earchiwum, który będzie pełnił rolę repozytorium (składnicy) naszych dokumentów jednocześnie umożliwiając ich indeksowanie i udostępnienie.

Moduł eArchiwum jest rozwiązaniem do przechowywania dokumentów systemu mMedica wyposażone w rozbudowany system zabezpieczeń i zarządzanie udostępnianiem dokumentów. Najważniejsze funkcje tego modułu to: automatyczne zapisywanie dokumentów w eArchiwum po zdefiniowaniu odpowiedniego zakresu, szybki dostęp poprzez określenie czasu przez jaki kopie dokumentów przekazanych do archiwum będą dostępne w bazie lokalnej, eksport w formacie XML HL7 CDA czy podgląd dokumentu. Ponadto moduł eArchiwum stanowi niezbędny element w procesie indeksowania i udostępniania EDM do platformy P1.

Jakie korzyści daje eArchiwum na platformie mMedica.online?