Zmiany w aplikacji mMedica – podsumowanie roku 2021.

Omówienie zmian oraz nowych funkcjonalności w aplikacji mMedica po zmianach prawnych w 2021 r.

Rok 2021 przyniósł ze sobą zmiany w zasadach prowadzenia dokumentacji medycznej. W związku z tym niezbędne okazało się wprowadzenie nowych funkcjonalności do aplikacji mMedica, aby zapewnić użytkownikom możliwość spełnienia nowych wymagań prawnych i użytkowych.

e-skierowania w mMedica

Z dniem 08.01.2021 r. wszedł obowiązek obsługi elektronicznych skierowań. Aplikacja mMedica już od wersji 6.3.0 oferuje funkcjonalność e-Skierowania, zapewniając użytkownikom dostosowanie się do wymogów prawnych w tym zakresie.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 15.04.2019 w sprawie skierowań wystawianych w postaci elektronicznej w Systemie Informacji Medycznych aplikacja mMedica obsługuje następujące typy e-Skierowań:

na badania diagnostyczne (wybrane grupy badań wymienione w ww. rozporządzeniu);
do specjalisty;
do szpitala.

Do obsługi e-Skierowań wykorzystywane są certyfikaty i ustawienia programu stosowane w przypadku e-Recept. W związku z tym nie ma konieczności dodatkowego dostosowywania aplikacji w tym zakresie. Natomiast, w przypadku skierowania na badania diagnostyczne, należy przypisać kod resortowy cz. VIII w słowniku badań diagnostycznych do grup badań, które będą zlecane na skierowaniu. Proces wystawiania elektronicznego skierowania jest bardzo podobny do wystawiania skierowania papierowego. Różnica pojawia się na końcowym etapie wypisywania skierowania, gdzie dotychczasowy wydruk zastępowany jest przez utworzenie skierowania w formie elektronicznej i wysłanie go do systemu P1. Użytkownik po uzupełnieniu danych, zamiast wybrania przycisku „Drukuj”, wybiera przycisk „Wyślij skierowanie”. Po poprawnym wysłaniu e-Skierowania do systemu P1, aplikacja mMedica wyświetli wizualizację skierowania.

Podczas wizyty pacjent otrzymuje wydruk informacyjny zawierający 4-cyfrowy kod, który umożliwia zapisanie się na świadczenia medyczne udzielane na podstawie skierowania. Jeżeli pacjent posiada konto Internetowe Konto Pacjenta, to może otrzymać e-mail lub SMS z kodem i nie jest wtedy wymagane tworzenie wydruku informacyjnego.

Funkcjonalność obsługi e-Skierowań dostępna jest w wersjach mMedica Standard/+ i Komercja/+.

Raportowanie zdarzeń medycznych i udostępnianie EDM w mMedica

1 lipca 2021 r. weszły w życie przepisy nakładające obowiązek raportowania zdarzeń medycznych oraz indeksowania i udostępniania elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM). Nowe obowiązki wynikające z tych przepisów to:

Obowiązek raportowania do Platformy P1 informacji o zdarzeniach medycznych
Obowiązek indeksowania i udostępniania EDM.

Obowiązek raportowania zdarzeń medycznych dotyczy wszystkich usługodawców realizujących świadczenia medyczne. Każdy, kto jest zobowiązany do wystawiania wyżej wymienionych dokumentów EDM, ma obowiązek je indeksować i udostępniać. Indeksowanie dokumentu polega na przesłaniu do Platformy P1 informacji o tym dokumencie (o jego utworzeniu, istnieniu) oraz o miejscu jego przechowywania. Składowanie musi być zrealizowane w sposób, który umożliwi udostępnianie dokumentów (pobranie/odczyt przez uprawnione osoby/podmioty), bezpiecznie i z możliwością weryfikacji uprawnień dostępu do dokumentu.

W programie mMedica większość operacji związanych z komunikacją z P1 jest wykonywana automatycznie i nie wymaga dodatkowych działań ze strony użytkownika. Funkcje umożliwiające raportowanie zdarzeń medycznych udostępnione są w aplikacji mMedica i korzystanie z nich nie wymaga zakupu dodatkowych modułów. Konfigurację najlepiej zlecić Autoryzowanemu Partnerowi mMedica, skorzystać z Instrukcji obsługi mMedica albo z pomocy kontekstowej dostępnej w aplikacji. Jeżeli program został już wcześniej skonfigurowany do wysyłania e-Recept i/lub e-Skierowań, to nie jest wymagana dodatkowa konfiguracja dla potrzeb raportowania zdarzeń medycznych.

W celu indeksowania i udostępniania EDM wymagane jest posiadanie repozytorium (składnicy dokumentów). Oczywiste jest, że repozytorium EDM musi działać w trybie ciągłym (24/7) oraz musi być solidnie zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem. Ponadto musi być przystosowane do udostępniania plików na żądanie. Repozytorium dla EDM możemy zorganizować:

na dysku komputera lub serwera należącego do placówki/gabinetu medycznego;
w chmurze programu gabinetowego;
w chmurze dedykowanej usługi repozytorium EDM.

Polecamy skorzystanie z rozwiązań chmurowych, ponieważ pozwalają one uniknąć dodatkowych działań ze strony użytkownika, w przypadku konieczności pilnego udostępnienia dokumentów.

Moduł Elektroniczna Dokumentacja Medyczna (EDM)

Moduł Elektroniczna Dokumentacja Medyczna pozwala prowadzić wewnętrzną i zewnętrzną dokumentację elektroniczną dla lecznictwa otwartego. W oparciu o te dane możliwe jest również udostępnianie dokumentacji medycznej w postaci wydruku.

Głównym zadaniem modułu Elektroniczna Dokumentacja Medyczna jest tworzenie dokumentów elektronicznych w formacie XML na podstawie danych ewidencjonowanych w programie mMedica. E- dokumenty powstają po zatwierdzeniu danych z zakresu dokumentacji medycznej, w procesie „Autoryzacji” (zapisywania) zaewidencjonowanych danych wizyty. Oznacza to, że praca z modułem EDM nie wymaga od użytkownika wykonywania żadnych dodatkowych czynności, oprócz standardowego zapisywania wprowadzanych danych. W procesie autoryzacji wizyty tworzone są dokumenty medyczne. Zgodnie z zapisami ustawy dane medyczne wpisane do programu mMedica opatrywane są oznaczeniem osoby dokonującej wpisu oraz datą i godziną wpisu. Natomiast każda zmiana dokonana w elektronicznej dokumentacji wymaga podania przyczyny modyfikacji, w celu odnotowania tych informacji w systemie.

Migracja załączników do bazy mMedica

Przed rozpoczęciem pracy z modułem EDM użytkownicy, którzy korzystali z wcześniej dostępnej funkcjonalności gromadzenia załączników poza bazą mMedica, muszą wykonać proces migracji załączników do bazy mMedica. Operacja ta ma na celu przeniesienie pełnej dokumentacji medycznej, przechowywanej dotychczas poza bazą, do postaci elektronicznej. Migrację załączników należy wykonać przed rozpoczęciem pracy z modułem EDM. Proces migracji można przerwać w dowolnym momencie, a następnie uruchomić ponownie. Użytkownicy aplikacji mMedica, którzy przed uruchomieniem EDM-u wykorzystywali moduł Gabinet do prowadzenia całej dokumentacji medycznej, mogą zaewidencjonowane dane włączyć do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej wykorzystując funkcjonalność migracji, którą można wykonać w każdej chwili, również po rozpoczęciu pracy w module EDM.

W przypadku danych gabinetowych proces migracji polega na utworzeniu dokumentów XML w Elektronicznej Dokumentacji Medycznej dla informacji wprowadzonych do aplikacji przed uruchomieniem modułu EDM. Użytkownik posiadający uprawnienia, może jednocześnie utworzyć dokumenty dla całej dokumentacji, czyli zaewidencjonowanych wizyt, danych medycznych i wszystkich zgromadzonych danych pacjentów, które wchodzą w skład dokumentacji medycznej, zgodnie z rozporządzeniem o dokumentacji medycznej. Dokumenty zostaną utworzone z datą bieżącą utworzenia oraz danymi użytkownika zalogowanego do aplikacji, wykonującego migrację.

Nowe funkcjonalności w Gabinecie

W celu usprawnienia pracy z aplikacją oraz spełnienia wymagań narzuconych przez rozporządzenia, do modułu Gabinet wprowadzono dwie nowe funkcjonalności: formatkę Dane Podstawowe i Dane medyczne. Aby umożliwić modyfikację podstawowych danych otwartej już wizyty w Gabinecie dodano nową formatkę Dane wizyty. Użytkownik może zmienić lub
uzupełnić dane typu: data ewidencjonowanej wizyty, realizujący wizytę, komórka org., miejsce realizacji, sposób przyjęcia (np. ze skierowaniem) oraz szczegółowe dane skierowania. Na zakładce Skierowanie można dokonać edycji danych skierowania wprowadzonych podczas rezerwacji lub rejestracji wizyty.

Każdy użytkownik systemu powinien logować się na swojego, unikalnego użytkownika i hasło. Nigdy nie powinien korzystać z loginu i hasła innego użytkownika. Użytkownik zalogowany do programu mMedica jest domyślnie zarówno Realizującym wizytę (lekarz wykonujący świadczenie) oraz Rejestrującym (osoba wprowadzająca dane wizyty do systemu). W wizycie utworzonej przez wybór przycisku Nowa wizyta, personelem rejestrującym i realizującym jest ta sama osoba, a więc użytkownik zalogowany do aplikacji. Za pomocą przycisku Dane podstawowe można zmienić realizującego wizytę. Rejestrującego można zmienić jedynie poprzez wylogowanie i ponowne zalogowanie do aplikacji na innego użytkownika.

Wprowadzenie przed wizytą danych typu: wyniki badań laboratoryjnych, diagnostycznych, konsultacji, skierowanie na wizytę, badania wstępne, powoduje, że przy otwarciu nowej wizyty jako pierwsze otwarte zostanie okno Dokumenty medyczne, gdzie wyświetlone będą wcześniej wprowadzone dane. Wyniki badań wymagają jawnego dopisania do wizyty poprzez osobę realizującą lub rejestrującą wizytę, gdyż razem z danymi wizyty są zapisywane do e-dokumentacji. Funkcjonalność prezentacji danych w oknie Dokumenty medyczne wizyty ma na celu powiadomienie lekarza o nowych istotnych danych medycznych dla realizowanego świadczenia, które lekarz powinien obejrzeć oraz dopisać do e-dokumentacji. Po zapisaniu wyników do e-dokumentacji, modyfikacja danych jest możliwa tylko z poziomu wizyty, z którą został wpisany do EDM.

W EDM mMedica tworzone są następujące dokumenty:

Dokument porady lub wizyty;
Dokument uprawnień dostępu do dokumentacji medycznej i uprawnień do informacji o stanie zdrowia;
Dodatkowe dokumenty uprawniające do świadczeń;
Dokument zgody na udzielenie świadczenia;
Dokument uprawnień odbioru recept/zleceń;
Dokument z przebytych hospitalizacji;
Dokument z pobytów sanatoryjnych;
Dokument z wykonanych zabiegów;
Dokument z wykonanych szczepień;
Dokument Karta ciąży;
Dokument Karta Opieki Pielęgniarskiej w POZ;
Dokument Karty ChUK;
Dokument informujący o ogólnym stanie zdrowia pacjenta (czynniki ryzyka, choroby przewlekłe);
Dokument z wystawionych zwolnień lekarskich na opiekę;
Dokument z wystawionych recept bez wizyty;
Dokument z wystawionych druków na wizycie (prezentowany za pomocą hiperłącza odnoszącego się do druku);
Dokument diagramu stomatologicznego.

Autoryzacja danych

Realizacja wizyty w Gabinecie powinna zawsze zostać zakończona przez lekarza autoryzacją danych. Kliknięcie przycisku Autoryzuj jest warunkiem utworzenia e-dokumentu wizyty. Każdy dokument wpisany do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej jest opatrzony oznaczeniem osoby dokonującej wpisu (jest nim zalogowany użytkownik) oraz datą wpisu, którą jest data utworzenia dokumentu XML. Ponadto każdy dokument XML opatrzony jest elementem autoryzacji, wygenerowanym przez system, w postaci sumy kontrolnej zapisanej w tabeli autoryzacji. Dokumenty powstałe poza systemem mMedica, są dołączane do dokumentacji jako:

Odwzorowanie cyfrowe postaci papierowej, zdjęć radiologicznych, innych dokumentów.
Import dokumentów elektronicznych utworzonych poza systemem.

Dokumenty te są zapisywane w tej samej bazie co Elektroniczna Dokumentacja Medyczna. System zapamiętuje nazwę i rozmiar pliku dokumentu. Tak jak w przypadku pozostałych e-dokumentów system wylicza sumę kontrolną dołączonego dokumentu i zapisuje te dane w tabeli autoryzacji.

Dokumentów zapisanych do EDM-u nie można trwale usunąć, jednak podlegają one modyfikacji. Każda zmiana danych, w tym usunięcie części danych lub załączników zapisanych w e-dokumentacji wymaga podania przyczyny zmiany. Wprowadzone zmiany wraz z danymi osoby modyfikującej i datą zmiany są zapisywane w dokumencie XML wraz z dotychczasową historią zmian.

Skany dokumentacji papierowej są przechowywane poza bazą programu. mMedica nie włącza zeskanowanej dokumentacji do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, ani nie zabezpiecza przed nieuprawnionymi zmianami. Dodana funkcjonalność pozwala jedynie na dostęp do dokumentów archiwalnych dokumentacji, której oryginały papierowe powinny być przechowywane zgodnie z okresem wymaganym zapisami rozporządzenia.

Moduł eArchiwum

Rozwiązanie do przechowywania dokumentów systemu mMedica wyposażone w rozbudowany system zabezpieczeń i zarządzanie udostępnianiem dokumentów. Jedną z najistotniejszych cech eArchiwum jest system zabezpieczeń i zarządzania udostępnianiem dokumentów. Aby zapewnić wymagany poziom bezpieczeństwa wyłączone zostaną dostępne obecnie w mMedica opcje zapisu dokumentów EDM na dysku i dokumenty te będą przesyłane do eArchiwum. Dodatkowo przenoszenie dokumentów do eArchiwum pozwoli zmniejszyć wielkość bazy głównej mMedica, co ma wpływ na zwiększenie szybkości działania systemu oraz przyspiesza wykonywanie bieżących kopii bezpieczeństwa.

Do dokumentów przechowywanych w eArchiwum należą:

Dokumenty e-ZLA – elektroniczne zwolnienia lekarskie;
Urzędowe poświadczenie przedłożenia – potwierdzenie weryfikacji e-ZLA;
Wynik badania laboratoryjnego – wymaga posiadania modułu eWyniki Lab;
Wynik badania diagnostycznego – wymaga posiadania modułu eWyniki Diag;
Dokument e-Recepty;
Dokument anulujący – powstaje automatycznie na skutek usunięcia utworzonego już dokumentu e-Recepty;
Udostępniona dokumentacja medyczna – dokumenty w formacie XML HL7 CDA. Wymaga posiadania modułu EDM;
Karta informacyjna leczenia szpitalnego (EDM) – wymaga posiadania modułu Hospitalizacje;
Informacja dla lekarza kierującego (EDM);
Dokumenty pacjenta – dokument udostępniony aplikacji mobilnej Informacje Medyczne;
Załączniki – wszelkie dokumenty umieszczone w danych pacjenta lub wizyty w formie załączników, skanów, zdjęć itp. (dostępne od wersji 6.0.1).

Najważniejszymi funkcjami tego modułu są:

Zapisywanie dokumentów w eArchiwum z opcją definiowania zakresu dokumentów, które mają być automatycznie umieszczane w eArchiwum.
Szybki dostęp – określanie czasu przez jaki kopie dokumentów przekazanych do archiwum będą dostępne w bazie lokalnej, dla zapewnienia najszybszego możliwego dostępu do tych dokumentów.
Udostępnianie dokumentów pacjentom – pozawala przekazać wybrany dokument do aplikacji mobilnej Informacje Medyczne. Wymagany moduł Integracji Aplikacji Mobilnych.
Eksport XML – w formacie XML HL7 CDA.
Eksport załącznika.
Podgląd dokumentu.

Moduł integracji Aplikacji Mobilnych

Integracja mMedica i eArchiwum z aplikacją mobilną Informacje Medyczne umożliwia prostą wymianę elektronicznych dokumentów pomiędzy lekarzem a pacjentem. Dostęp do swoich dokumentów medycznych pacjent uzyskuje za pomocą urządzeń mobilnych (telefon, tablet) opartych o system Android lub iOS.

Lekarze lub inne osoby personelu posiadające uprawnienia dostępu do dokumentów medycznych mogą w aplikacji mMedica oznaczyć wybrane dokumenty, które mają być dostępne dla pacjenta. Dokumenty te automatycznie zostaną przekazane do mobilnej aplikacji pacjenta. Analogiczne działanie może wykonać pacjent przy pomocy aplikacji Informacje Medyczne. Pacjent może przekazać lekarzowi dokumenty elektroniczne, które otrzymał z innych jednostek służby zdrowia, dokumenty, które sam zelektronizował przy wykorzystaniu dedykowanej do tego funkcji aplikacji Informacje Medyczne, lub dokumenty utworzone przez samego pacjenta (np. zapis wykonanych pomiarów ciśnienia, poziomu cukru lub innych zaleconych przez lekarza).

System wymiany dokumentów chroniony jest przez rozbudowany system zabezpieczeń oparty o klucze prywatne i publiczne oraz dodatkową autoryzację urządzeń. Ponadto system gwarantuje wysoki poziom poufności przez bezpieczne szyfrowanie komunikacji.

System posiada także system powiadomień, które obejmują:

Termin zbliżającej się wizyty.
Konieczności doniesienia skierowania.
Upłynięciu terminu doniesienia skierowania.
Zbliżający się termin szczepienia.

Korzyści dla pacjenta, wynikające z posiadania modułu Integracji Aplikacji Mobilnych są następujące:

Szybki dostęp do wyników badań.
Aktualna dokumentacja po wizytach zawsze pod ręką.
Koniec problemów z zapamiętywaniem haseł do wielu e-rejestracji.
Możliwość przesłania do lekarza (jeszcze przed wizytą) dokumentów z innej jednostki medycznej lub dokumentów własnych.
Zawsze aktualne dane jednostek medycznych.
Bezpieczeństwo przechowywania danych medycznych na prywatnym urządzeniu (szyfrowanie komunikacji, bezpieczne repozytorium).
Całkowicie bezpieczne i szyfrowane powiadomienia push wysyłane od Twojego lekarza w Twojej aplikacji mobilnej.

Z modułu tego płyną także korzyści dla lekarzy:

Aktualne dane jednostki medycznej na telefonie pacjenta pobierane bezpośrednio z systemów informatycznych placówek.
Bezpieczne udzielanie dostępu do danych medycznych bez angażowania personelu jednostki.
Możliwość lepszej realizacji wizyt przez wcześniejsze otrzymanie dokumentacji od pacjenta (na razie tylko w mMedica).
Funkcjonalności rozwiązania celują w wymagania projektów dofinansowywanych dotyczących poszerzania dostępności jednostek medycznych dla pacjenta.
Prowadzenie akcji informacyjnych poprzez komunikaty na urządzenia mobilne.

Opracowanie własne na podstawie:

Materiały producenta mMedica/Asseco