Zmiana roku kalendarzowego w aplikacji mMedica – czynności do wykonania

Poniżej przedstawiamy etapy przygotowania aplikacji mMedica do kolejnego roku kalendarzowego:

1. Zmiana daty obowiązywania kodów w komórce organizacyjnej.
2. Wgranie pliku umx z nową umową na nowy rok.
3. Modyfikacja kodu na komercję.
4. Ustawienia domyślne personelu – migracja z poprzedniego rok.
5. Aktualizacja schematów wizyt.
6. Sprawdzenie czy jest wygenerowany harmonogram.
7. Przygotowanie kalendarza pracy.

Zmiana daty obowiązywania kodów w komórce organizacyjnej

Bez aktywnej komórki nie będzie możliwości rozliczania, wysyłki recept, skierowań i podobnych czynności z tym związanym.

Poniżej przestawiamy jak dokonać samodzielnie aktualizacji daty w komórce organizacyjnej:

W głównym oknie mMedica należy przejść ścieżką zarządzanie -> konfiguracja -> struktura organizacyjna.

Wybieramy komórkę (datę należy zmienić przy każdej Komórce Organizacyjnej),

w zakładce 4. Kody należy zmienić datę na ostatni dzień nowego roku.

Po zaznaczeniu komórki organizacyjnej na dole pojawia nam się okno:

Następnie klikając dwa razy lewym klawiszem myszy podświetlamy pole „Data do”

i tutaj musimy wprowadzić aktualny rok, np. 2023.

Ostatnią czynnością jest zatwierdzenie wprowadzonych zmian:

Klikamy Zatwierdź i komórka organizacyjna została uaktualniona względem bieżącego roku.

Wgranie pliku umx z nową umową na nowy rok

Wykonanie tej czynności jest uzależnione od tego kiedy NFZ udostępni do pobrania plik z nową umową. Zazwyczaj ma to miejsce w pierwszym tygodniu nowego roku.

Instrukcja pobierania i wczytywania pliku umx do mMedici:

1. Zaloguj się do Portalu Świadczeniodawcy.

2. W sekcji Umowy na realizacje świadczeń wybierz Pokaż więcej

3. Następnie wybierz Pliki z umowami do pobrania

4. Lista plików z planami umów do pobrania (grafika poniżej):

A – Nowy, nie pobrany wcześniej plik będzie miał status „nie pobrano”. Po pobraniu status zmieni się na „pobrano”;

B – Przy nowym, nie pobranym wcześniej pliku data pobrania danych będzie pusta, po pobraniu pliku data zmieni się automatycznie na bieżącą i pozostanie taka do momentu zamieszczenia przez NFZ nowszego pliku umx;

C – Jeżeli status pliku jest „nie pobrano”, a pole daty pobrania danych jest puste, klikamy „Pobierz”.

5. Zapisz plik na dysku.

6. Zaloguj się do mMedica.

7. Wybierz kolejno: KOMUNIKACJA -> Import danych, następnie kliknij Import z pliku i wyszukaj plik umx na dysku w miejscu gdzie go wcześniej zapisałeś (pamiętając, żeby ustawić rozszerzenie pliku na „umx”), zaznacz plik i kliknij Otwórz.

8. Raport importu powinien zakończyć się pomyślnie. Plik z umową/aneksem został poprawnie wgrany do programu.

Instrukcja modyfikacji kodu na komercję

Wykonanie tej czynności jest konieczne jeżeli NFZ nie udostępnił do pobrania pliku z nową umową.

Przechodzimy do struktury organizacyjnej wybierając ścieżkę: ZARZĄDZANIE -> Konfiguracja -> Struktura organizacyjna.

Następnie wybieramy interesującą nas komórkę organizacyjną dla której będziemy wprowadzać zmiany.

Kolejny krokiem jest sprawdzenie jaki kod wg NFZ jest wprowadzony. Przy komercji jest to 00000.

Jeśli nie mamy wprowadzonego żadnego kodu wg NFZ bądź wprowadzony kod jest nieważny, musimy wybrać kod dla komercji. W tym celu w dolnym prawym rogu wybieramy przycisk dodaj.

Następnie wybieramy bieżący rok i klikamy w zakładkę – 3.Wszystkie i wybieramy Komercję

Ostatnim krokiem jest naciśnięcie przycisku – Wybierz.

Migracja domyślnych ustawień personelu

Aby móc prawidłowo korzystać z ustawień domyślnych personelu potrzebna jest migracja personelu z poprzedniego roku.

Poniżej przestawiamy jak samodzielnie wykonać migrację personelu z poprzedniego roku. Przechodzimy ścieżką: ZARZĄDZANIE -> Konfiguracja -> Ustawienia domyślne personelu.

Następnie wybieramy z listy dla kogo chcemy dokonać migrację personelu.

Możemy wybrać jednocześnie cały personel.

Klikamy ikonkę znajdującą się u góry z lewej strony– Migruj z poprzedniego roku.

Jeżeli wybraliśmy jednocześnie cały personel to po kolei pokażą się nam osoby do akceptacji. Klikamy ikonkę – Tak

Aktualizacja schematów wizyt

Jeżeli praca w aplikacji wykonywana jest z wykorzystaniem schematów wizyt, należy zaktualizować schematy o nową umowę (jest to możliwe dopiero po wgraniu nowej umowy na nowy rok).

Pierwszym krokiem będzie wybranie stworzonego schematu, aby to zrobić należy w głównym oknie mMedica wejść w Uzupełnianie,

lub skorzystać ze ścieżki: Rozliczenia -> Uzupełnianie świadczeń.

Następnie w prawym górnym roku wybieramy odpowiedni schemat:

Z tego poziomu można dodawać, edytować i usuwać schematy.

Po wybraniu schematu, musimy zwrócić uwagę na pozycje rozliczenia:

Po nowym roku, gdy mamy wgraną nową umowę .umx z Portalu świadczeniodawcy, schemat w dalszym stopniu posiada wprowadzoną starą umowę. Pojawia się wtedy znacznik czerwonej flagi przy okienku błąd.

Do poprawnego działania i rozliczania wizyt należy ten problem poprawić.

Aby poprawić pozycje rozliczeniową w schemacie należy wybrać dowolnego pacjenta.

Wpisujemy dowolny pesel lub wybieramy z listy.

Następnie przechodzimy znowu do pozycji rozliczenia i klikamy na ikonkę kartki z długopisem:

Następnie otwiera się pozycja rozliczeniowa:

Tutaj jedyną i najważniejszą rzeczą jest poprawa numeru umowy, po kliknięciu i rozwinięciu wybieramy aktywną umowę.

Następnie zatwierdzamy zmianę. mMedica wróci do okna schematu, tutaj sprawdzamy czy czerwona flaga znikła i czy numer umowy został zaktualizowany.

Jeśli tak zostaje nam zapisanie zmian w schemacie, aby to wykonać, należy najpierw usunąć wpisanego pacjenta.

Bardzo ważne, przed zapisem jakiejkolwiek zmiany w schemacie należy usunąć pacjenta wprowadzonego podczas modyfikacji, schemat musi być zawsze pusty bez pacjenta.

Gdy upewniliśmy się, że pacjent został usunięty ze schematu, pozycja rozliczeniowa została zaktualizowana możemy zapisać schemat.

Klikamy na ikonkę kartki z długopisem.

Pojawi nam się okno schematu:

Tutaj wystarczy kliknąć Zatwierdź, albo zmodyfikować nazwę, kolor czy format tekstu wedle uznania.

Po zapisaniu, należy wyjść i wejść ponownie w Uzupełnianie i sprawdzić czy dany schemat się zapisał, jeśli cała operacja odbyła się bez zarzutów, można korzystać ze schematów w nowym roku.

Sprawdzenie czy jest wygenerowany harmonogram

Z początkiem roku należy sprawdzić czy harmonogram jest wygenerowany na nowy rok. Jeśli nie poniżej przedstawiamy ścieżkę działań.

ZRZĄDZANIE -> Terminarz -> Szablony harmonogramu

Wybieramy personel bądź urządzenie, dla którego chcemy wygenerować nasz harmonogram.

Następnie klikamy u góry z lewej strony Generuj harmonogram.

Po otwarciu generatora harmonogramu wybieramy personel bądź urządzenie dla którego będziemy zmieniać datę do końca bieżącego roku. Po naniesieniu zmian klikamy Zatwierdź.

Przygotowanie kalendarza pracy

Poniżej przedstawiamy Państwu ścieżkę do przygotowania kalendarza pracy

na bieżący rok.

ZARZĄDZANIE -> Terminarz -> Kalendarz pracy

W prawym górnym rogu zmieniamy datę na 2023 rok – domyślnie sama powinna się zmienić. Następnie klikamy w zegar poniżej. Wyskoczy nam generacja kalendarza, tu ustawiamy okres obowiązywania kalendarza, a także tydzień pracy i godziny pracy od – do. Po wprowadzeniu tych zmian klikamy przycisk Zatwierdź.

W lewym górnym rogu klikamy w Komórki organizacyjne. Możemy tu ustawić dla poszczególnych komórek organizacyjnych długość wizyty, dane wymagane podczas tworzenia rezerwacji, a także parametry dodatkowe.

Po wprowadzeniu interesujących nas zmian klikamy przycisk Zatwierdź.

Pozdrawiamy zespół EA24