Po wprowadzeniu obowiązku wystawiania faktur w systemie KSeF system mMedica został dostosowany do tej zmiany, aby umożliwić użytkownikom wysyłanie faktur z mMedica bezpośrednio do KSeF.
Jednak w celu wystawienia faktury do KSeF należy dokupić moduł Jednolity Plik Kontrolny / Faktury ustrukturyzowane KSeF (JPK/KSeF) i go skonfigurować. Po wykonaniu tych czynności można przystąpić do wystawiania faktury.
Wystawienie faktury w mMedica
Wystawienie faktury za udzielone świadczenia na podstawie szablonu przygotowanego przez NFZ nie ulega zmianie. Zaczytanie szablonu do mMedica wykonujemy jak dotychczas i na jego podstawie wystawiamy rachunek – nadajemy nr rachunku i datę wystawienia. Ścieżka : Rozliczenia -> Przegląd szablonów.
Po zaznaczeniu szablonu wybieramy Nowy rachunek.
Data wystawienia faktury – mMedica podpowiada jako datę wystawienia faktury ostatni dzień bieżącego miesiąca, ale z możliwością jej zmiany. mMedica będzie jednak blokować możliwość wystawienia faktury z datą z przyszłości, ponieważ takie faktury nie będą możliwe do wprowadzenia w KSeF. Data wystawienia faktury, którą należy przesłać do KSeF musi być datą bieżącą.
Co ważniejsze, wystawienie faktury i wysłanie jej do KSeF oznacza, że została ona doręczona nabywcy i odbiorcy. Jeśli świadczeniodawca wystawi fakturę w KSeF nie wystawia tej faktury inna drogą. NFZ będzie odbierał faktury bezpośrednio z systemu KSeF. Jeśli faktura została zarejestrowana po stronie KSeF uznaje się, że została dostarczona do NFZ.
Dodatkowo przypominamy, że po stronie podatnika leży prawidłowe wystawienie faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy VAT fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Po wystawieniu rachunku niezbędne jest jego zatwierdzenie, gdyż tylko zatwierdzone rachunki w mMedica są brane pod uwagę w momencie generowania plików elektronicznych faktur.
Zmiana funkcjonalności w oknie przeglądu rachunków: ścieżka Rozliczenia → Przegląd rachunków.
Po poprawnej konfiguracji modułu KSeF w Przeglądzie rachunków pojawią się nowe funkcje:
1. Eksportuj do pliku JPK.
2. Eksport do pliku KSeF.
3. Operacje KSeF.
4. Pobierz UPO.
5. Lista odrzuconych faktur.
6. Uzupełnij dane.
Eksportuj do pliku JPK – umożliwia przygotowanie pliku JPK_FA.
Eksport do pliku KSeF
W systemie mMedica można wprowadzić faktury, a następnie wykonać ich eksport do pliku .xml w postaci faktury strukturyzowanej. Pozwala to na obsługę tego pliku w programach zewnętrznych. Do tego trzeba jednak w konfiguratorze przypisać ścieżkę w sekcji Folder na pliki wyjściowe. Ta operacja nie powoduje komunikacji z systemem KSeF.
Operacje KSeF
Funkcja Operacje KSeF zawiera dwie funkcjonalność:
- Wyślij do KSeF
- Zwaliduj fakturę w NFZ
Opcja Zwaliduj fakturę w NFZ umożliwi przesłanie do NFZ pliku faktury ww celu weryfikacji jej poprawności przed wysłaniem faktury do KSeF (gdy nie został jeszcze nadany numer faktury KSeF). Zalecamy wykonanie tej operacji przed każdym wysłaniem faktury do KSeF.
W przypadku pojawienia się błędów walidacji faktury należy je poprawić i ponownie przesłać plik faktury do walidacji, aż do momentu braku błędów. Takie postępowanie zminimalizuje ryzyko odrzucenia faktury prze NFZ po przyjęciu jej z systemu KSeF.
Natomiast jeśli walidacja jest poprawna można wysłać fakturę do KSeF.
Opcja Wyślij do KSeF umożliwia przesłanie przygotowanego pliku w postaci faktury ustrukturyzowanej bezpośrednio do KSeF. Po kliknięciu opcji Wyślij do KSef system poprosi o wpisanie hasła do certyfikatu. Następuje budowa pliku xml faktury ustrukturyzowanej, a następnie przekazanie go do systemu KSeF. Potwierdzeniem poprawnej wysyłki faktury i zarejestrowania w KSeF jest check box Wysłano do KSeF oraz nadanie numeru ref.
Faktury wysłanej do KSeF nie można anulować ani usunąć zarówno z poziomu mMedica jak i w samym systemie KSeF. Jeśli zarejestrowana faktura okaże się błędna należy ja skorygować (korekta na zero i wystawienie nowej faktury).
Faktury do KSeF w trybie online należy przesyłać zaraz po zarejestrowaniu.
W przypadku trybu offline24 użytkownik ma możliwość wysłania faktury w ciągu następnego dnia roboczego.
Wysyłanie korekt do KSeF nie rożni się od wysyłania faktur.
Pobierz UPO
UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) jest pobierane dla faktur wysłanych do KSeF i pozwala potwierdzić ich rejestracje w KSeF (nadanie numeru faktury KSeF). UPO nie podlega wizualizacji w mMedica.
Pobranie UPO powoduje uzupełnienie w tabeli check box a UPO oraz uzupełnienie danych dotyczących daty eFaktury oraz numeru eFaktury.
Lista odrzuconych faktur
Faktury w momencie wysyłki do systemu KSef podlegają walidacji. Jeśli w trakcie walidacji zostaną wykryte nieprawidłowości faktura taka nie zostanie poprawnie zarejestrowana w systemie KSef a informacje o błędzie będą udostępnione na Liście odrzuconych faktur.
Co ważne, do KSeF nie można wysłać tej samej faktury kilka razy, system zwróci błąd o treści: Duplikat faktury.
Uzupełnij dane
Jeśli faktury nie wysłano do KSeF z mMedica, ale wykonano eksport do pliku .xml i przekazano go w systemie zewnętrznym należy uzupełnić ręcznie dane o fakturze:
- numer referencyjny,
- numer eFaktury,
- skrót eFaktury,
- data eFaktury.
Po uzupełnieniu danych klikamy Zatwierdź. Dane te muszą być uzupełnione aby możliwe było wystawienie korekty do rachunku.
Wygląd okna Przegląd rachunków
W oknie Przegląd rachunków dodano nowe kolumny w tabeli, takie jak;
- Wyeksportowano do KSeF,
- UPO,
- Wysłano do KSeF,
- Data eFaktury,
- Numer eFaktury,
- Numer ref.
Dodatkowe informacje
Wizualizacja faktury
System mMedica zapewnia wizualizacje faktury zarówno wysłanej w formie online, jak i offline. Należy jedynie pamiętać, że do wizualizacji konieczne jest posiadanie wprowadzonego w programie certyfikatu typu I i/lub II, na podstawie których generowany jest QR Code I i OR Code II, które są zamieszczane na wizualizacji faktury.
Wizualizację można zapisać do pliku, tak jak miało to miejsce dla dotychczasowego wydruku faktur.
Awaria KSeF
W przypadku ogłoszonej awarii systemu KSeF próba wysyłki faktur do KSeF zakończy się niepowodzeniem. Wówczas użytkownik ustawia znacznik Awaria KSeF i nie wysyła faktur do czasu, aż pojawi się odpowiedni komunikat na stronach Ministerstwa Finansów. Nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii należy przesłać faktury do KSeF w celu nadania fakturze numeru KSeF.
Dane do uzupełnienia w mMedica przed wystawieniem faktury
Przed pierwszym wystawieniem rachunku do KSeF w systemie mMedica należy uzupełnić kilka istotnych informacji.
Po pierwsze należy wczytać certyfikaty KSeF oraz uzupełnić Folder na pliki wyjściowe, ścieżka Zarządzanie -> Konfiguracja -> Konfigurator sekcja Moduły dodatkowe -> KSeF.
Po drugie należy w Rejestrze instytucji przy odpowiednim oddziale wojewódzkim Narodowego Funduszu Zdrowia wpisać odpowiedni Identyfikator wewnętrzny. Ścieżka: Zarządzanie -> Konfiguracja -> Rejestr instytucji -> znajdujemy OW NFZ -> zakładka 3. Dane dodatkowe, sekcja KSeF.
Poniżej lista Identyfikatorów wewnętrznych dla poszczególnych oddziałów wojewódzkich NFZ:
- 1070001057-00018 – Dolnośląski OW NFZ,
- 1070001057-00021 – Kujawsko-Pomorski OW NFZ,
- 1070001057-00034 – Lubelski OW NFZ,
- 1070001057-00047 – Lubuski OW NFZ,
- 1070001057-00050 – Łódzki OW NFZ,
- 1070001057-00063 – Małopolski OW NFZ,
- 1070001057-00076 – Mazowiecki OW NFZ,
- 1070001057-00089 – Opolski OW NFZ,
- 1070001057-00092 – Podkarpacki OW NFZ,
- 1070001057-00106 – Podlaski OW NFZ,
- 1070001057-00119 – Pomorski OW NFZ,
- 1070001057-00122 – Śląski OW NFZ,
- 1070001057-00135 – Świętokrzyski OW NFZ,
- 1070001057-00148 – Warmińsko-Mazurski OW NFZ,
- 1070001057-00151 – Wielkopolski OW NFZ,
- 1070001057-00164 – Zachodniopomorski OW NFZ,
- 1070001057-00177 – Centrala NFZ.
Wszystkie jednostki organizacyjne NFZ identyfikowane są tym samym numerem NIP. Aby poprawnie zaadresować fakturę do właściwej jednostki organizacyjnej (właściwego OW NFZ lub Centrali NFZ) konieczne jest wskazanie na fakturze ustrukturyzowanej powyższych numerów IDWEW.
Po trzecie należy sprawdzić Wydruk faktury w mMedica. Ścieżka: Zarządzanie -> Konfiguracja -> Konfigurator, sekcja Ewidencja -> Rozliczenia.
W części dotyczącej Wydruku rachunku/faktury w elemencie Rodzaj druku należy wybrać: Faktura.
Kolejny istotny element to określenie roli podmiotu leczniczego. Dla większości podmiotów należy wybrać rolę 5. Wystawca faktury. Ścieżka: Zarządzanie -> Konfiguracja -> Dane świadczeniodawcy, Karta 2. Zakład leczniczy.
Co istotne, jeśli rola została wybrana po wystawieniu faktury, ale przed jej wysyłką do KSeF lub dane wystawcy nie dopisały się do faktury należy przed wysyłką faktury dokonać aktualizacji danych. W tym celu w przeglądzie rachunków, należy otworzyć wystawioną fakturę i w górnym menu użyć funkcji Aktualizuj dane. Opcja ta jest dostępna tylko dla niezatwierdzonych faktur.