Dokumentacja medyczna w formie elektronicznej

Obecnie jedyną obowiązującą formą prowadzenia dokumentacji medycznej przez podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych jest dokumentacja medyczna w formie elektronicznej. Dokumentacja ta może być prowadzona w postaci papierowej jedynie w kilku wyraźnie wskazanych przypadkach:

  • jeżeli przepis rozporządzenia tak stanowi lub
  • warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej.

W związku z powyższym każdy podmiot wykonujący działalność leczniczą potrzebuje programu/aplikacji umożliwiającej wytwarzanie, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji medycznej. Program taki musi spełniać wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Jak zapewnić bezpieczeństwo dokumentacji medycznej?

Rozporządzenie wymienia wymagania niezbędne dla uznania, że dokumentacja medyczna prowadzona w formie elektronicznej jest bezpieczna. Należy w sposób ciągły spełnić łącznie poniższe warunki:

  • zapewnić dostępność wyłącznie osobom uprawnionym. Osobami takimi są:
    • osoby wykonujące zawód medyczny,
    • inne osoby wykonujące czynności pomocnicze przy udzielaniu świadczeń zdrowotnych,
    • osoby wykonujące czynności związane z utrzymaniem systemu teleinformatycznego, w którym przetwarzana jest dokumentacja medyczna i zapewnieniem bezpieczeństwa tego systemu na podstawie upoważnienia administratora danych;
  • zastosować metody i środki ochrony dokumentacji medycznej, których skuteczność jest powszechnie uznawana.

Każdy z podmiotów musi indywidualnie dobrać środki zabezpieczające dokumentację adekwatne do warunków organizacyjnych swojej placówki i uwzględniające najnowszy stan wiedzy. Zapewnienie bezpieczeństwa wymaga zrozumienia, że jest to ciągły proces i należy systematycznie szacować ryzyko zagrożeń i zarządzać tym ryzykiem. Niezbędne jest opracowanie i stosowanie udokumentowanych procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania oraz procedur dostępu. Należy na bieżąco kontrolować funkcjonowanie wdrożonych rozwiązań organizacyjnych i techniczno-informatycznych oraz dokonywać oceny ich skuteczności. Dla zapewnienia bezpieczeństwa dokumentacji konieczne jest opracowanie i realizacja długoletnich planów archiwizacji.

Jakie wymagania musi spełnić oprogramowanie dla sektora ochrony zdrowia?

System teleinformatyczny, w którym prowadzona jest dokumentacja musi zapewniać integralność treści dokumentacji i metadanych. Integralności polega na zabezpieczeniu przed wprowadzeniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach udokumentowanych procedur.

System taki musi zapewniać także stały dostęp do dokumentacji dla osób uprawnionych oraz zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych.

Niezbędna jest możliwość identyfikacji osoby sporządzającej dokumentację oraz dokonującej wpisu lub innej zmiany z zakresu dokonanych zmian w dokumentacji lub metadanych.

Konieczna jest ponadto informacja o czasie sporządzenia dokumentacji oraz dokonania wpisu lub innej zmiany, możliwość wydruku dokumentacji oraz eksportu danych w sposób umożliwiający odtworzenie w innym systemie teleinformatycznym.

System teleinformatyczny powinien ponadto zapewniać prowadzenie i udostępnianie dokumentacji w postaci elektronicznej w tych samych formatach i standardach wymiany, jakie przewidziano dla Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM). Formaty te określone są w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Ministra Zdrowia. Jeśli w BIP nie określono standardu i formatu dla danego rodzaju dokumentacji, możliwe jest prowadzenie i udostępnianie tej dokumentacji w standardzie HL7 oraz DICOM lub innych formatach i standardach.

Czy aplikacja mMedica spełnia wymagania zawarte w rozporządzeniu?

Tak, aplikacja mMedica firmy Asseco spełnia wszystkie wyżej opisane wymagania. mMedica jest na bieżąco dostosowywana do zmieniających się warunków prawnych w sektorze zdrowia. Każdy nowy obowiązek ciążący na podmiotach wykonujących działalność leczniczą ma swoje odzwierciedlenie w funkcjonalnościach systemu mMedica.

Poniżej złączamy oświadczenia producenta oprogramowania w związku z wymaganiami dotyczącymi prowadzenia EDM:

1. Oświadczenie w sprawie modułu elektronicznej dokumentacji medycznej w mMedica.
2. Oświadczenie w sprawie modułu eRejestracji.
3. Oświadczenie w sprawie elektronicznej dokumentacji medycznej w Hospitalizacji.
4. Oświadczenie w sprawie opisu badania diagnostycznego.
5. Oświadczenie w sprawie dofinansowania zakupu oprogramowania dla świadczeniodawców.

Aby zapewnić wyższy poziom bezpieczeństwa proponujemy Państwu usługę chmura mMedica.online w EA24. Po więcej informacji proszę kliknąć w link: https://mmedica.online/

KATEGORIE WPISÓW