System RAM jest wyłącznie systemem do tworzenia upoważnień przez lekarzy dla asystentów do wystawiania w ich imieniu: e-skierowań, e-recept, czy e-zwolnień. Upoważnienie to określa czas na jaki lekarz upoważnił asystenta do wystawiania w jego imieniu powyższych dokumentów. Nie jest to natomiast system, w którym wystawia się e-receptę, e-skierowanie czy e-zwolnienie.
Więcej na temat systemu RAM znajdą Państwo w artykule RAM-Rejestr Asystentów Medycznych.
Złożenie wniosku o rolę w systemie RAM
Wszyscy użytkownicy chcąc pracować w systemie RAM w roli:
- Lekarz,
- Asystent,
- Reprezentant PWDL.
muszą w pierwszej kolejności złożyć wniosek o nadanie uprawnień w RAM. W celu uzyskania uprawnień należy posiadać: profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany lub certyfikat ZUS. Na stronie głównej RAM należy wybrać opcję Złóż wniosek o nadanie uprawnień.
We wniosku o nadanie uprawnień należy dokonać następujących czynności:
- wybrać jedną z ról, o którą użytkownik będzie się ubiegał;
- zmienić adres email, jeśli ten, który został pobrany z danych konta PZ nie jest właściwy;
- wskazać podmiot lub praktykę, który ma dokonać weryfikacji złożonego wniosku poprzez wpisanie w co najmniej jednym polu: NIP, REGON lub nr księgi i wybranie opcji Wyszukaj.
Gdy wniosek jest kompletny należy wybrać opcję Złóż wniosek. Wniosek zostanie wysłany do wskazanego podmiotu, o czym informuje komunikat.
O rozpatrzeniu wniosku przez Administratora wskazanego PWDL użytkownik składający wniosek zostanie poinformowany powiadomieniem mailowym.
Po nadaniu przez administratora PWDL uprawnień do roli lekarza, lub asystenta lub reprezentanta użytkownik ma możliwość zalogowania się do RAM oraz stworzenia upoważnienia.
Użytkownik w RAM może posiadać tylko jedną rolę.
Rola Administratora PWDL
Każdy podmiot leczniczy/praktyka ma wyznaczoną osobę, która pełni rolę Administratora PWDL.
Zadaniem Administratora PWDL w RAM jest nadawanie uprawnień użytkownikom RAM, poprzez rozpatrywanie składanych przez nich wniosków o nadanie uprawnień (wniosków o rolę).
W celu zalogowania jako Administrator PWDL, należy wybrać opcję Zaloguj przez RPWDL. Następnie należy wybrać rodzaj podmiotu, a następnie wprowadzić login i hasło i wybrać Zaloguj się.
Po poprawnym zalogowaniu, użytkownik w pierwszej kolejności musi wybrać kontekst podmiotu w jakim chce pracować. W tym celu należy wybrać podmiot z listy, a następnie opcję Wybierz. Wybór kontekstu podmiotu po zalogowaniu jest konieczny tylko, jeśli użytkownik jest administratorem więcej niż 1 podmiotu.
W celu przeglądania listy wniosków złożonych do PWDL, należy wybrać z menu Lista wniosków. W celu wyszukania wniosku należy wprowadzić kryteria wyszukiwania według:
- statusu wniosku,
- imienia,
- nazwiska,
- numeru PESEL,
- roli.
i wybrać opcję Wyszukaj.
W celu rozpatrzenia wniosku, który został złożony i jest w statusie Oczekujący, należy na liście wniosków wybrać odpowiadającą mu opcję Rozpatrz. Na ekranie rozpatrywania wniosku należy zapoznać się z danymi złożonego wniosku i wybrać opcję Zaakceptuj albo Odrzuć, a następnie zatwierdzić chęć wykonania operacji.
Zaakceptowanie wniosku oznacza aktywację konta użytkownika, który złożył wniosek. O fakcie rozpatrzenia wniosku o nadanie uprawnień użytkownik wnioskujący jest informowany powiadomieniem mailowym.
Proces wystawiania upoważnienia
W procesie wystawiania upoważnienia można wyróżnić 3 podstawowe kroki:
- Utworzenie upoważnienia przez Lekarza, Asystenta lub Reprezentanta PWDL.
- Zatwierdzenie upoważnienia przez Asystenta będącego osobą upoważnianą.
- Podpisanie przez Lekarza będącego Wystawcą upoważnienia.
Utworzenie upoważnienia
Po zalogowaniu do systemu RAM należy wybrać z menu Lista upoważnień, a następnie opcję Stwórz upoważnienie. Powoduje to otwarcie formularza dodawania nowego upoważnienia, w którym należy określić:
- Lekarza/wystawcę – poprzez wprowadzenie całego numeru NPWZ i wybranie opcji szukaj (lupa),
- Asystenta/osobę upoważnianą – poprzez wprowadzenie całego numeru PESEL i wybranie opcji szukaj (lupa),
- daty obowiązywania upoważnienia poprzez wprowadzenie daty początku i końca obowiązywania a następnie wybrać opcję Zapisz.
W zależności kto tworzy upoważnienie w formularzu automatycznie wprowadzane są dane użytkownika zalogowanego (lekarza lub asystenta).
Tak utworzone upoważnienie zostaje zapisane w statusie Przygotowane i staje się dostępne do zatwierdzenia przez Asystenta. Asystent dla, którego ma być wystawione upoważnienie, musi mieć aktywne konto w systemie RAM.
Zatwierdzenie upoważnienia
W celu zatwierdzenia upoważnienia należy na liście upoważnień wskazać upoważnienie do zatwierdzenia i wybrać opcję Zatwierdź. Zatwierdzone upoważnienie zmienia status na Zatwierdzone przez asystenta i staje się dostępne do podpisu dla Lekarza. Upoważnienie tworzone przez Asystenta, może być przez niego zatwierdzane od razu w trakcie jego tworzenia, bez konieczności wykonywania oddzielnego kroku (opcja Zapisz i zatwierdź).
Podpisanie upoważnienia
W celu podpisania upoważnienia należy na liście upoważnień wybrać opcję Podpisz przy wybranym upoważnieniu. Po zapoznaniem się z treścią upoważnienia, które zmierzamy podpisać należy ponownie wybrać opcję Podpisz.
Następnie należy wybrać rodzaj podpisu, jaki chcemy złożyć oraz wprowadzić nazwę miejscowości, która zostanie zawarta na dokumencie upoważnienia. Po określeniu powyższego należy wybrać opcję Podpisz elektronicznie.
Po zakończonym procesie podpisywania dokumentu w systemie eGate, użytkownik zostaje przekierowany z powrotem do RAM, gdzie upoważnienie widnieje jako Obowiązujące lub Podpisane (w zależności od daty początku obowiązywania upoważnienia).
System umożliwia Lekarzowi podpisanie wielu upoważnień jednocześnie. W tym celu na liście upoważnień należy zaznaczyć te, które mają zostać podpisane i wybrać opcję Podpisz zaznaczone. Jednoczesne podpisywanie wielu dokumentów możliwe jest wyłącznie przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego lub certyfikatu ZUS.
W przypadku upoważnień podpisywanych Profilem Zaufanym pobierane są dwa pliki: PDF (z wizualizacją upoważnieni) oraz XML z podpisem. W przypadku upoważnień podpisywanych certyfikatem kwalifikowanym lub podpisem ZUS pobierany jest plik PDF z podpisem PAdES.
Okresy obowiązywania upoważnień
Okresy obowiązywania wystawianych upoważnień dla tej samej pary Lekarz-Asystent nie mogą na siebie nachodzić.
Data początku obowiązywania nie może być wcześniejsza niż data bieżąca ani późniejsza niż data bieżąca + 30 dni. Natomiast data końca obowiązywania musi być co najmniej 14 dni a maksymalnie 12 miesięcy większa niż data początku obowiązywania.
Uprawnienia w systemie
Lekarz w systemie RAM ma uprawnienia do tworzenia upoważnień we własnym imieniu oraz ich podpisywania. Dodatkowo ma możliwość wycofywania wystawionych wcześniej upoważnień.
Asystent ma możliwość dodawania nowego upoważnienia, w którym występuje jako osoba upoważniania oraz uprawnienia do zatwierdzania upoważnień.
Reprezentant PWDL ma możliwość tworzenia nowych upoważnień w statusie Przegotowane dla dowolnych par Lekarz-Asystent.
Co ważniejsze, warunkiem utworzenia upoważnień w systemie RAM dla pary Lekarz-Asystent jest posiadanie przez nich aktywnych kont w systemie RAM.