Jednym z głównych problemów polskiej publicznej służby zdrowia jest długi termin oczekiwania na realizacje świadczeń zdrowotnych. Jest to szczególnie uciążliwe dla pacjentów, którzy w obliczu choroby oczekują nie tylko profesjonalnej opieki ale przede wszystkim dostępności do badań i szybkiej diagnozy.
Powszechnie wiadomo, że czas w przypadku wielu schorzeń stanowi istotny czynnik wpływający na proces zdrowienia. Jest tak np. w przypadku chorób onkologicznych.
W związku z powyższym Ministerstwo Zdrowia szuka sposobu na rozwiązanie problemu długich kolejek w oczekiwaniu na leczenie. Rozwiązaniem ma być System Elektronicznej Rejestracji (SER). SER jest częścią platformy P1.
Założenia Systemu Elektronicznej Rejestracji
System Elektronicznej Rejestracji oparto na następujących założeniach:
- Podmioty (MUSie) mają możliwość publikowania harmonogramów z wolnymi terminami na krótki okres czasu. W zależności od rodzaju świadczenia od 1 tygodnia do 1 miesiąca. Wynika to z potrzeby zapewnienia jak najszybszej obsługi różnych sytuacji, np. pacjentów pojawiających się w trybie pilnym (CITO).
- W ramach danego świadczenia będzie obowiązywać jedna wspólna lista dla wszystkich Pacjentów oczekujących na wolny termin realizacji tego świadczenia.
- Systemy podmiotów leczniczych będą mogły w każdej chwili synchronizować swoje harmonogramy.
- SER daje pacjentom możliwość zapisania szeregu kryteriów dostępności (m.in.: geolokalizacyjne, czasu, personelu). Te informacje algorytm wykorzystuje podczas wyszukiwania wolnych terminów tak, aby spełniały one preferencje zdefiniowane przez pacjenta.
Zapisywanie na wizytę oraz komunikacja między systemami MUŚ i SER następuje zgodnie z założeniami:
- Zapisywanie wizyt, czyli przypisywanie pacjentów do wolnych terminów realizowane będzie z wykorzystaniem algorytmu.
- System MUŚ będzie mógł zapisać pacjenta na wizytę tylko w przypadku braku pacjentów oczekujących na wolny termin w lokalizacji, w której usługi świadczy dany MUŚ.
- Kiedy dla danego świadczenia nie będzie wolnych terminów, MUŚ ma możliwość zapisania pacjentów na listę osób oczekujących. Przypisywanie pacjentów do wolnych terminów, czyli zapisywanie wizyt, realizuje algorytm, codziennie na ustalony okres + 1 dzień.
- Podmioty (MUSie) przesyłają do Systemu Elektronicznej Rejestracji (SER) harmonogramy zawierające wolne sloty. Dopóki do danego wolnego slotu nie zostanie przypisany pacjent (zapisana wizyty), to podmioty mogą dowolnie modyfikować i usuwać przesłane harmonogramy.
- Uruchamiany minimum raz dziennie algorytm dokonuje wyboru pacjentów zgodnie z ich zapisanymi kryteriami dostępności. Ich kolejność ustala na podstawie wag i na koniec dokonuje przypisania do poszczególnych wolnych slotów zgłoszonych w ramach harmonogramów.
- Po zakończeniu działania algorytmu, SER wysyła powiadomienia do pacjentów, których algorytm zapisał na wizytę podczas ostatniego uruchomienia. Powiadomienie zawiera informację, do którego Podmiotu (MUSia) zostali zapisani oraz na jaki dzień i godzinę.
- Przed rozpoczęciem pracy, system podmiotu, odpytuje SER w celu pobrania informacji o zapisanych na wizyty pacjentach. Następnie następuje synchronizacja ich pomiędzy systemami.
- Po uzyskaniu danych osobowych pacjenta przez dany MUŚ, dalsza komunikacja między Podmiotem, a pacjentem przebiega bez udziału SER.
Wyjaśnienie pojęć
Miejsce Udzielania Świadczeń (MUŚ) – podmiot albo jednostka albo komórka albo praktyka, powiązane funkcjonalnie i organizacyjnie w celu udzielania świadczeń określonego zakresu.
System podmiotu – zestaw narzędzi teleinformatycznych służących do zarządzania harmonogramami oraz wizytami lokalnie przez MUŚ.
Świadczenie – świadczenie opieki zdrowotnej w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. 2004 nr 210 poz. 2135).
Harmonogram / grafik – pakiet, zbiór wolnych slotów pogrupowanych wg. określonego kryterium (np. gabinetu lub pracownika medycznego).
Wolny slot – obiekt reprezentujący termin (datę i czas) dla danego świadczenia, który MUŚ zgłasza do SER w celu umożliwienia przypisania do niego pacjenta.
Wizyta (zajęty slot) – Wolny slot, do którego przypisano Pacjenta.
Algorytm – Usystematyzowany zestaw kroków pozwalający na podstawie kryteriów określonych przez świadczeniobiorców oraz innych parametrów systemowych (wag) ustalenie priorytetu, z jakim dany Świadczeniobiorca będzie zapisany na wizytę.
Podsumowanie
Obecnie pacjenci mogą skorzystać z systemu e-rejestracji na szczepienia przeciwko COVID-19 i HPV oraz w celu skorzystania z programu Profilaktyka 40 PLUS.
Ponadto, od sierpnia 2024 r. trwa pilotaż Programu Centralnej e-Rejestracji. Umożliwia on elektroniczne zapisy na wizyty w poradniach kardiologicznych, a także na badania profilaktyczne raka szyjki macicy oraz raka piersi. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Zdrowia centralna e-rejetracja ma stać się obowiązkowa w drugiej połowie 2025 roku.
Dlatego już dziś warto zapoznać się z założeniami Systemu Elektronicznej Rejestracji i zacząć przygotowania do jej wdrożenia.
Szczegółowa dokumentacja techniczna dla dostawców oprogramowania podlegającego integracji z systemem P1 w zakresie SER dostępna jest poniżej.
e-Rejestracja w mMedica
Przypominamy także, że aplikacja mMedica spełnia wymagania techniczne w zakresie SER dla szczepień i programów profilaktycznych. Co więcej, trwają prace nad przystosowaniem aplikacji mMedica do uruchomienia e-rejestracji w poradniach kardiologicznych. Opisaną funkcjonalność realizuje moduł e-rejestracja+.