Nowa placówka medyczna – wpis do rejestru RPWDL

Każdy podmiot, który zamierza wykonywać działalność leczniczą, tj. udzielać świadczeń zdrowotnych, a także prowadzić promocję zdrowia lub realizować zadania dydaktyczne i badawcze w powiązaniu z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia musi uzyskać wpis do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL).

Co ważniejsze rejestr prowadzony jest w systemie teleinformatycznym i jest publicznie dostępny.

W przypadku podmiotów leczniczych organem rejestrowym jest zawsze wojewoda właściwy dla miejsca siedziby albo zamieszkania. Czy będzie to adres siedziby, czy adres zamieszkania, to zależy od formy prawnej działalności. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych będzie to miejsce zamieszkania. W przypadku spółek o właściwości organu rejestrowego decyduje siedziba określona w umowie spółki.

Rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą dla praktyk zawodowych prowadzą:

dla praktyk lekarskich – okręgowa rada lekarska właściwa dla miejsca wykonywania praktyki,
dla praktyk pielęgniarskich – okręgowa rada pielęgniarek i położnych właściwa dla miejsca wykonywania praktyki,
dla praktyk fizjoterapeutycznych – Krajowa Rada Fizjoterapeutów.

Przed przystąpieniem do wypełnienia elektronicznego wniosku o rejestrację jako podmiotu leczniczego w RPWDL, prowadzonym przez wojewodę, należy:

Wystąpić do Głównego Urzędu Statystycznego z wnioskiem o nadanie 14-znakowego numeru REGON dla zakładu leczniczego (zwanego jednostką lokalną w GUS). Nazwy podmiotu leczniczego oraz zakładu leczniczego muszą się różnić i powinny być związane z rodzajem prowadzonej działalności.
Stworzyć regulamin organizacyjny podmiotowi leczniczemu na podstawie art. 24 ustawy o działalności leczniczej, w którym określa się m.in. szczegółowo strukturę organizacyjną, rodzaj działalności oraz zakres udzielanych świadczeń zdrowotnych. Na podstawie regulaminu wypełnia się wniosek do organu rejestrowego. Regulaminu organizacyjnego nie składa się do organu rejestrowego.
Jeżeli właściciela/właścicieli reprezentuje pełnomocnik należy przedłożyć do organu rejestrowego oryginał pełnomocnictwa.
Posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany dostępny na platformie ePUAP.

Tworzenie konta na stronie RPWDL

Aby utworzyć konto należy wykonać następujące czynności:

Wejść na stronę https://rpwdl.ezdrowie.gov.pl i wybrać przycisk „Zaloguj się”.
Nastąpi przeniesienie na platformę Usług Elektronicznych ochrony Zdrowia (UEOZ).
Po kliknięciu w „Zarejestruj się” nastąpi przekierowanie do zakładki tworzenia konta. W celu rejestracji należy wypełnić wszystkie pola obowiązkowe, m.in. login i hasło. Każdy użytkownik tworzy je samodzielnie. Ważne: należy zapamiętać login i hasło.

Logowanie do systemu RPWDL za pomocą platformy e-PLOZ (Elektroniczna Platforma Logowania Ochrony Zdrowia)

W celu zalogowania do systemu RPWDL należy:

Wejść na stronę rpwdl.ezdrowie.gov.pl i wybrać przycisk „Zaloguj się”.
Nastąpi przeniesienie na platformę Usług Elektronicznych ochrony Zdrowia (UEOZ).
Dostępne są dwie ścieżki logowania. Pierwsza to podanie loginu i hasła wpisanego podczas rejestracji konta. Druga opcja to logowanie poprzez stronę login.gov.pl.
Po zalogowaniu nastąpi przeniesienie na stronę RPWDL.

Utworzenie wniosku o wpis do rejestru

Najpierw tworzymy konto na stronie https://rpwdl.ezdrowie.gov.pl.
Następnie logujemy się do systemu RPWDL.
Po zalogowaniu do systemu RPWDL poprzez platformę e-PLOZ wybieramy kontekst dedykowany dla podmiotów leczniczych albo praktyk zawodowych.
Z menu głównego wybieramy „Wnioski”, a następnie „Utwórz wniosek”. W zależności od rodzaju podmiotu wybieramy „Utwórz wniosek o rejestracje Podmiotu Leczniczego” lub „Utwórz wniosek praktyka zawodowa” (wybierając następnie rodzaj praktyki: indywidualna lub grupowa).
Następnie wypełniamy wszystkie pola i zakładki we wniosku. Każda zakładka wniosku posiada przyciski służące poruszaniu się po wniosku. Ponadto w zakładce załączniki dodajemy potwierdzenie dokonania opłaty za wpis do rejestru. Na końcu weryfikujemy poprawność danych we wniosku, zaznaczamy odpowiednie oświadczenia i klikamy „Zatwierdź do podpisu”.
Mamy do wyboru dwa sposoby podpisania wniosku: „Podpisz Podpisem Zaufanym” lub „Podpisz kwalifikowanym podpisem elektronicznym”. Po wybraniu odpowiedniego przycisku wniosek zostanie podpisany i nastąpi przekierowanie do strony rejestru. Należy teraz wybrać przycisk „Wyślij wniosek”. Wówczas wniosek zostanie wysłany do odpowiedniego organu rejestrowego.

Procedura weryfikacji wniosku

Organ prowadzący rejestr zweryfikuje poprawność oraz kompletność złożonych dokumentów. Jeśli wniosek zostanie zweryfikowany jako kompletny w ciągu 30 dni od daty wpływu wniosku podmiot leczniczy zostanie zarejestrowany. Zaświadczenie o rejestrze zostanie wysłane na podany we wniosku adres mailowy wraz z danymi umożliwiającymi pobranie zaświadczenia z systemu teleinformatycznego.

Jeżeli złożony wniosek nie będzie spełniał wymagań formalnych, zostanie zwrócony w ciągu 7 dni wraz z wezwaniem do uzupełnienia braków. W rezultacie wniosek zwrócony do uzupełniania braków znajdzie się w systemie w zakładce “Komunikaty”. Termin na dokonanie wpisu do rejestru będzie biegł na nowo od daty uzupełnienia wniosku lub załączników. Aby poprawić wniosek i przesłać go ponownie należy skorzystać ze ścieżki: „Dokumenty”-> „Wnioski zwrócone do uzupełnienia”-> „Przywróć wniosek do stanu roboczego”-> „Modyfikuj wniosek”. Po uzupełnieniu braków i błędów podpisujemy i przesyłamy wniosek ponownie.

Po weryfikacji formalnej następuje weryfikacja merytoryczna. Podczas niej organ rejestrowy ocenia, czy zostały spełnione wymagania do uzyskania wpisu do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą.

Organ prowadzący rejestr po weryfikacji złożonych dokumentów, dokonuje wpisu do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą oraz wydaje zaświadczenie o wpisie. Takie zaświadczenie można pobrać po uzyskaniu uprawnień do księgi rejestrowej. Użytkownik, który przekazuje wniosek o wpis do rejestru, uprawnienia do księgi rejestrowej utworzonej na podstawie tego wniosku dostaje automatycznie. Pozostali użytkownicy powinni wypełnić i wysłać “Wniosek o nadanie uprawnień́ do księgi rejestrowej”.

Wysokość opłaty za wniosek to:

10% dla podmiotów leczniczych lub
2% dla praktyk zawodowych

przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłaty nagród z zysku za ubiegły rok, które ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w „Monitorze Polskim”. Tak wyliczoną opłatę trzeba zaokrąglić w górę do pełnego złotego. Oczywiście opłatę od wniosku wpłaca się na konto urzędu wojewódzkiego, który prowadzi rejestr podmiotów leczniczych do którego dokonujesz wpisu. Informacja na temat numeru konta, na które należy wpłacić opłatę znajduje się podczas wypełniania wniosku w Rejestrze Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL).

Jeżeli organ nie dokona wpisu w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku, a od dnia wpływu wniosku upłynęło 40 dni, można rozpocząć działalność po uprzednim pisemnym zawiadomieniu o tym organu prowadzącego rejestr. Nie dotyczy to przypadku, gdy organ wezwał do uzupełnienia wniosku o wpis, nie później niż przed upływem co najmniej 7 dni od dnia jego otrzymania. W takiej sytuacji termin na dokonanie wpisu do rejestru biegnie od dnia wpływu uzupełnionego wniosku o wpis.

Praktyczne wskazówki

Przed przystąpieniem do wypełnienia elektronicznego wniosku o rejestrację jako podmiotu leczniczego w rejestrze podmiotów wykonujących działalność leczniczą, prowadzonym przez wojewodę, należy wystąpić do Głównego Urzędu Statystycznego z wnioskiem o nadanie 14-znakowego numeru REGON dla zakładu leczniczego (zwanego jednostką lokalną w GUS). Co ważniejsze nazwy podmiotu leczniczego oraz zakładu leczniczego muszą się różnić i powinny być związane z rodzajem prowadzonej działalności. Nie powinny wprowadzać w błąd pacjentów.
Wypełniając zakładkę „Podmiot leczniczy” należy wskazać odpowiednią formę organizacyjno-prawną z dostępnego słownika. Umożliwi to prawidłowe wypełnienie wniosku, szczególnie w przypadku osoby fizycznej i spółki cywilnej. Ponadto dane podmiotu leczniczego można pobrać z bazy REGON, klikając odpowiednią ikonę. Data rozpoczęcia działalności – zarówno podmiotu jak i zakładu i jednostek i komórek musi być taka sama, biorąc pod uwagę, że działalność medyczną można rozpocząć po uzyskaniu wpisu do rejestru. W konsekwencji po przesłaniu kompletnego wniosku daty rozpoczęcia działalności będą automatycznie przez aplikację zmienione na datę dokonania wpisu przez organ rejestrowy. Należy pamiętać, że od dnia wpisu, tj. wydania zaświadczenia, podmiot ma trzy miesiące na podjęcie działalności.
W zakładce „Zakład leczniczy” należy określić rodzaj prowadzonej działalności, z dostępnego słownika, zgodnie z dostępnymi kodami. Rodzajami działalności leczniczej są:

1 ‒ Stacjonarne i całodobowe świadczenia szpitalne – Szpital.

2 ‒ Stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne inne niż szpitalne – ZOL, ZPO, Zakład Rehabilitacji.

3 ‒ Ambulatoryjne świadczenia zdrowotne – Przychodnie, Diagnostyka.

Każdemu zakładowi leczniczemu podmiotu leczniczego nadaje się tylko jeden kod.

Należy zwrócić uwagę na nazwę zakładu leczniczego, która powinna być inna niż nazwa podmiotu leczniczego. Czyli nazwa określona w 14-znakowym REGONIE nie może być taka sama jak nazwa firmy określona w CEIDG lub w KRS.
Na podstawie informacji zawartych we wniosku o wpis do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą nadawane są resortowe kody identyfikacyjne. Wynika to z rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 17 maja 2012 r w sprawie systemu resortowych kodów identyfikacyjnych oraz szczegółowego sposobu ich nadawania.

System resortowych kodów identyfikacyjnych składa się z dziesięciu części:

Część I systemu – numer księgi rejestrowej w RPWDL, nadaje go organ prowadzący rejestr.
Cześć II systemu – 7-znakowy identyfikator jednostki podziału terytorialnego, w której znajduje się siedziba albo miejsce zamieszkania podmiotu wykonującego działalność leczniczą.
Część III systemu – 2-znakowy kod podmiotu tworzącego, w przypadku podmiotu leczniczego niebędącego przedsiębiorcą, kody określone są w rozporządzeniu.
Część IV systemu – 4-znakowy kod określający formę organizacyjno-prawną podmiotu wykonującego działalność leczniczą, kody podane są w rozporządzeniu.
Część V systemu – 2-znakowy niepowtarzalny kod identyfikujący jednostkę organizacyjną zakładu leczniczego w strukturze organizacyjnej podmiotu leczniczego. Zawiera się on w przedziale od 01 do 99. Czyli, jeżeli jest jedna jednostka to należy wpisać 01, kolejna otrzyma kod 02. Jeżeli wnioskodawca nie planuje otwierania komórek organizacyjnych, należy wypełnić zakres świadczeń poprzez określenie części IX i X kodu resortowego.
Część VI systemu – kod rodzaju działalności leczniczej wykonywanej w zakładzie leczniczym. Każdemu zakładowi leczniczemu nadaje się tylko jeden kod. Kody określone są w załączniku nr 1 do rozporządzenia.
Część VII systemu – 3-znakowy niepowtarzalny kod identyfikujący komórkę organizacyjną zakładu leczniczego podmiotu leczniczego w strukturze organizacyjnej podmiotu leczniczego. Zawiera się w przedziale od 001 do 999. Część VII kodu należy zacząć nadawać od 001 i kolejno wpisywać następne numery: 002, 003 – jest to tzw. liczba porządkowa ilości komórek.
Część VIII systemu – 4-znakowy kod charakteryzujący specjalność komórki organizacyjnej zakładu leczniczego podmiotu leczniczego. Każdej komórce organizacyjnej nadaje się tylko jeden kod. Kody określone są w załączniku nr 2 do rozporządzenia.
Część IX systemu – kod funkcji ochrony zdrowia, określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Kod ten powinien być określony jak najbardziej precyzyjnie.
Część X systemu – kod charakteryzujący dziedziny medycyny, pielęgniarstwa albo dziedziny mające zastosowanie w ochronie zdrowia, w których udzielane są świadczenia zdrowotne. Kody dziedzin określone są w załączniku nr 4 do rozporządzenia. Należy wskazać te kody z listy, które odpowiadają kwalifikacjom zatrudnionych lekarzy czy pielęgniarek.

W podmiocie leczniczym kody części IX i X tworzą łącznie profil medyczny i określają zakres świadczeń zdrowotnych wykonywanych w jednostce organizacyjnej lub komórce organizacyjnej zakładu leczniczego.

Jako osobę składającą wniosek należy wpisać imię i nazwisko osoby, która podpisuje wniosek bezpiecznym podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym, a nie dane osoby wypełniającej wniosek.
Nazwa podmiotu i zakładu leczniczego powinna odzwierciedlać zakres udzielanych świadczeń i nie wprowadzać w błąd pacjentów szukających pomocy medycznej.
oznaczenie „klinika” albo „kliniczny” w nazwie mogą używać wyłącznie udostępniający oraz jednostki organizacyjne udostępnione, tj:

podmioty lecznicze utworzone lub prowadzone przez uczelnię medyczną, wykonujące działalność leczniczą polegającą na udzielaniu świadczeń i realizacji zadań dydaktycznych i badawczych w powiązaniu z udzielaniem świadczeń oraz obowiązane do realizacji zadań polegających na kształceniu przed- i podyplomowym lub
podmioty wykonujące działalność leczniczą inne niż utworzone lub prowadzone przez uczelnię medyczną udostępniające jednostki organizacyjne do prowadzenia działalności leczniczej polegającej na udzielaniu świadczeń i realizacji zadań dydaktycznych i badawczych w powiązaniu z udzielaniem świadczeń oraz obowiązane do realizacji zadań polegających na kształceniu przed- i podyplomowym.

Wniosek o wpis do RPWDL dotyczący podmiotu leczniczego i praktyki zawodowej różnią się między sobą. Różnice dotyczą przede wszystkim zakresu danych jakie zawierają. W podmiocie leczniczym należy wyodrębnić jednostki organizacyjne i komórki organizacyjne określone w strukturze podmiotu leczniczego. Natomiast wnioski dotyczące praktyk zawodowych nie zawierają takich danych.
Pamiętajmy, że zmianę nazwy podmiotu lub zakładu leczniczego lub numeru REGON, szczególnie 14-znakowego, należy zgłosić jako zmianę objętą wpisem do RPWDL. Dlatego przed wypełnieniem wniosku o wpis zmian należy uzyskać uprawnienia do księgi rejestrowej, poprzez wypełnienie stosowanego wniosku, w którym podaje się numer księgi rejestrowej, login oraz adres email określone podczas rejestracji konta. Wniosek o nadanie uprawnień podpisuje osoba reprezentująca podmiot leczniczy.

Przygotowanie do złożenia wniosku

Podsumowując, żaden podmiot leczniczy nie może rozpocząć działalności przed uzyskaniem wpisu do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą. Aby proces ten przebiegł sprawnie należy dobrze się do tego przygotować. Przede wszystkim trzeba uwzględnić czas na rozpatrzenie wniosku i dokonanie wpisu przez uprawniony organ. Po uzyskaniu wpisu mamy 3 miesiące na rozpoczęcie działalności, a na dzień przed ta datą musimy zawrzeć obowiązkową polisę odpowiedzialności cywilnej. Jeśli odpowiednio szybciej rozpoczniemy przygotowania do tego procesu to na pewno zakończy się sukcesem.