W części teoretycznej przedstawiliśmy Państwu następujące zagadnienia: podstawy prawne zawierania umów z NFZ, rodzaje świadczeń za jakie płaci NFZ, rodzaje postępowań w ramach których można starać się o podpisanie umowy z NFZ. Ponadto przybliżyliśmy Państwu części formularza ofertowego, dokumentację składaną wraz z ofertą oraz system oceny ofert.
W tej części chcemy zapoznać Państwa z aspektem praktycznym przygotowywania oferty. Opiszemy jakie aplikacje NFZ są niezbędne w procesie kontraktowania świadczeń oraz na co zwrócić uwagę by unikać nieprawidłowości w ofercie.
W celu realizacji zadań związanych z kontraktowaniem i rozliczaniem świadczeń NFZ udostępnia swoje systemy informatyczne. Systemy te mogą się różnić, ale zapewniają taką samą funkcjonalność. Poniższy dokument został opracowany na podstawie portali i aplikacji udostępnianych przez lubuski oddział Narodowego Funduszu Zdrowia (dotyczy Portalu Świadczeniodawcy oraz aplikacji Ofertowanie).
Zachęcamy Państwa do zapoznania się z następującymi tematami:
- Przygotowanie oferty/formularza wniosku.
- Portal potencjału.
- Aplikacja ofertowanie.
- Import z OW.
- Import definicji postępowania.
- Przygotowanie oferty.
- Zapis pliku ofertowego i wydruk.
- Braki i nieprawidłowości w ofercie.
- Porady praktyczne.
Przygotowanie oferty/formularza wniosku
Kolejne etapy przygotowania oferty przedstawiono na poniższym diagramie:
Do przygotowania oferty niezbędne jest posiadanie konta w Portalu Świadczeniodawcy. Aby je utworzyć trzeba wykonać następujące kroki:
- Należy złożyć wniosek o rejestracje w systemie do odpowiedniego OW NFZ.
- Oddział NFZ wygeneruje konto użytkownika (kod świadczeniodawcy).
- Oddział NFZ przekaże pocztą login i hasło.
- Użytkownik tworzy konta i nadaje upoważnienia dla operatorów.
- Użytkownik uzupełnia opis potencjału świadczeniodawcy.
Jeśli posiadamy już konto w Portalu Świadczeniodawcy, w celu przygotowania oferty należy wykonać następujące czynności:
- Przygotowanie potencjału świadczeniodawcy: świadczeniodawca – Portal Potencjału.
- Przygotowanie umów podwykonawstwa: podwykonawca – Portal Potencjału.
- Przygotowanie profilu ofertowego: świadczeniodawca – Portal Potencjału.
- Przygotowanie Formularza ofertowego: świadczeniodawca – aplikacja ofertowanie:
- Pobrać i uruchomić program instalacyjny aplikacji ofertowej udostępniony przez oddział wojewódzki NFZ.
- Wygenerować z Portalu i zaimportować do aplikacji ofertowej plik z własnymi danymi – Profil ofertowy świadczeniodawcy.
- Zaimportować do aplikacji ofertowej definicję postępowania (udostępniona na stronach oddziału wojewódzkiego NFZ oraz w Portalu Świadczeniodawcy.
- Wprowadzić pozostałe, wymagane dane w formularzu wniosku.
- Wydrukować formularz wniosku zgodny z wersją elektroniczną.
- Zapisać formularz wniosku w wersji elektronicznej.
- Przygotowanie dokumentacji formalno-prawnej: załączniki do Formularza ofertowego.
Portal potencjału
Portal Potencjału to aplikacja internetowa, która jest elementem systemu informatycznego NFZ. Podstawową funkcją Portalu jest obsługa procesu wymiany dokumentów związanych z procesem kontraktowania i rozliczeń świadczeń.
Portal Potencjału zawiera następujące dane:
- Dane podmiotu.
- Struktura organizacyjna:
- przedsiębiorstwa,
- jednostki organizacyjne,
- komórki organizacyjne (cz. VII, cz. VIII, profile)
- Struktura wykonawcza:
- lokalizacje,
- miejsca realizacji świadczeń.
- Zasoby świadczeniodawcy:
- sprzęt,
- środki transportu,
- pomieszczenia.
- Personel.
- Podwykonawcy.
- Harmonogramy: komórek i personelu.
W trakcie weryfikacji oferty sprawdzany jest następujący potencjał:
- personel udzielający świadczeń opieki zdrowotnej: wymagany i dodatkowo oceniany;
- zasoby własne: sprzęt i pomieszczenia;
- dostępność: harmonogram personelu;
- dostępność komórki organizacyjnej;
- umowy podwykonawstwa.
Portal potencjału odgrywa kluczową rolę w procesie ofertowania. Wypełnienie danych dotyczących podmiotu wykonującego działalność leczniczą, jest wymagane do przygotowania Profilu potencjału.
Aplikacja ofertowanie
Po przygotowaniu Profilu ofertowego oraz pobraniu Definicji postępowania z Portalu potencjału (oba pliki powinno zapisać się na dysku komputera) należy uruchomić aplikacje OFERTOWANIE. Przy czyn należy zwróć uwagę, aby pobrać ze strony oddziału wojewódzkiego NFZ odpowiednią wersję tego oprogramowania.
Przygotowanie oferty w aplikacji składa się z następujących kroków:
- Import w OW danych oferenta.
- Import definicji postępowania.
- Przygotowanie oferty.
- Zapis pliku ofertowego i wydruk.
Import z OW
Najpierw należy zaimportować profil potencjału, czyli strukturę oferenta. W tym celu w głównym oknie aplikacji wybieramy ścieżkę: Import z OW->Import struktury oferenta. W oknie Import danych rozwijamy listę, zaznaczamy profil potencjału (wybieramy plik z rozszerzeniem *.ssx2), klikamy Otwórz i Import danych.
Po zaimportowaniu struktury oferenta (profil potencjału), w menu Dane podstawowe, można przeglądnąć wszystkie wcześniej wprowadzone w Portalu Potencjału dane. Jedyną edytowalną informacją są pola: osoby reprezentujące i telefon do osoby reprezentującej.
Dane dotyczące Przedsiębiorstw wprowadzane są w Portalu Potencjału. W aplikacji Ofertowanie dostępny jest wyłącznie ich podgląd za pomocą klawisza Dane – F7.
Import definicji postępowania
Kolejnym krokiem jest import definicji postępowania. W głównym oknie aplikacji Ofertowanie, wybieramy menu Postępowania. W oknie Postępowania ofertowe wybieramy klawisz Import, wybieramy plik definicji i zatwierdzamy import klawiszem Otwórz. Import definicji postępowania potwierdzony jest komunikatem: „Import danych zakończony poprawnie”, który zatwierdzamy klawiszem OK.
Należy pamiętać, że dla każdej definicji postępowania należy wykonać osobny import.
Przygotowanie oferty
Następnie można przystąpić do przygotowania oferty. W oknie Postępowania ofertowe zaznaczamy konkretną definicję postępowania i wybieramy klawisz Wniosek – F12. Jeżeli Oferent składa ofertę na więcej niż jeden zakres, to należy dla każdego zakresu przygotować osobną ofertę.
W oknie Wniosek w polach Od: Do: należy wprowadzić ręcznie daty oferty (edycja – klawisz Edycja – F6, zatwierdzenie – klawisz Zatwierdź – F10). Następnie wybieramy klawisz Pozycje wniosku. W oknie Pozycje wniosku wybieramy klawisz Nowy – F2. W oknie Pozycje oferty/wniosku, wybieramy ze słownika jednostkę organizacyjną i właściwą komórkę organizacyjną. Dla każdej komórki organizacyjnej należy osobno wypełnić dane w oknie Pozycje oferty/wniosku. W oknie jednostki organizacyjne (tylko pozycje aktywne), klawiszem „>>” przechodzimy do okna Komórki organizacyjne (tylko pozycje aktywne) zaznaczamy właściwą komórkę organizacyjną i wybieramy klawisz Wybierz – F10. W zależności od rodzaju świadczeń, na które składamy wniosek uzupełniamy odpowiednie dane. Po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzamy je.
Kolejnym krokiem jest wypełnienie danych dot. harmonogramu. W tym celu wybieramy klawisz Harmonogram-F4. W oknie Harmonogram sprawdzamy czy jest właściwy harmonogram. Jeżeli harmonogram nie został dołączony, można to zrobić za pomocą klawisza Kopiowanie. Można również edytować istniejący harmonogram za pomocą klawisza Dane – F7 lub dodawać nowe pozycje za pomocą klawisza Nowy – F2. Z powyższego okna Harmonogram wychodzimy klawiszem Zamknij – ESC i zatwierdzamy komunikat „Czy wypełniono wszystkie dane” klawiszem Tak.
Następnie należy wypełnić dane dot. personelu. W tym celu wybieramy klawisz Personel-F3. W oknie Personel w punkcie oferty sprawdzamy czy został dołączony do danej komórki organizacyjnej właściwy personel. Można również edytować istniejący personel za pomocą klawisza Dane – F7 lub dodawać nowy personel za pomocą klawisza Nowy – F2. Z powyższego okna Personel w punkcie oferty wychodzimy klawiszem Zamknij – ESC i zatwierdzamy komunikat „Czy wypełniono wszystkie dane” klawiszem Tak.
Kolejnym krokiem jest przypisanie harmonogramu do personelu. W tym celu wybieramy klawisz Personel-harmonogram-F11. W oknie Harmonogram pracy personelu dodajemy do każdego pracownika harmonogram pracy. W tym celu obok pola Personel, klawiszem „˅” wybieramy danego pracownika, a za pomocą klawisza Z komórki kopiujemy z komórki organizacyjnej harmonogram i zatwierdzamy operację klawiszem Tak. Można również edytować istniejący harmonogram za pomocą klawisza Dane – F7 lub dodawać nowe pozycje za pomocą klawisza Nowy – F2. Po wprowadzeniu wszystkich danych wychodzimy z okna Pozycja oferty/wniosku i Pozycje wniosku za pomocą klawisza i wracamy do okna Wniosek.
Zapis pliku ofertowego i wydruk
Ostatnimi czynnościami do wykonania są zapisanie pliku ofertowego i jego wydruk. W oknie Wniosek można sprawdzić poprawność wcześniej wprowadzonych danych, za pomocą klawisza Sprawdź wniosek. W celu zapisania pliku ofertowego i wydruku oferty wybieramy klawisz Wydruk wniosku. W pierwszej kolejności należy zapisać plik ofertowy, zatwierdzając w oknie Zapisywanie jako, klawiszem Zapisz, a następnie potwierdzając eksport klawiszem OK. Następnie pojawia się okno Wydruk wniosku, gdzie można podglądnąć wydruk – klawisz Podgląd i wydrukować ofertę – klawisz Drukuj. Po zakończeniu wydruku oferty, pojawia się komunikat dot. wydruku oznaczenia wniosku, na którym zaznaczamy Nowy wniosek i zatwierdzamy klawiszem Zatwierdź – F10.
Należy pamiętać o wydruku oferty i oznaczenia wniosku dla każdego zakresu osobno oraz o nagraniu pliku ofertowego na płytę CD.
Braki i nieprawidłowości w ofercie
W przypadku zidentyfikowania braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów bądź oświadczeń, wzywa się świadczeniodawcę do uzupełnienia braków formalnych. Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych ma formę pisemną. Komisja wskazuje, jakie dokumenty należy uzupełnić i w jakim terminie. Nie uzupełnienie braków formalnych, nie przedstawienie ich w wyznaczonym terminie bądź przedstawienie informacji niepełnych, niezgodnych ze stanem faktycznym skutkuje odrzuceniem oferty. Komisja wzywa oferenta – pod rygorem odrzucenia oferty – do ich usunięcia/uzupełnienia w wyznaczonym terminie – minimum 2 dni robocze od dnia wezwania.
Komisja wczytuje złożoną przez świadczeniodawcę na nośniku elektronicznym ofertę do systemu informatycznego i sprawdza, czy forma elektroniczna oferty jest zgodna ze złożoną wersją papierową oferty. W przypadku, gdy nośnika elektronicznego nie można odczytać bądź wersja elektroniczna i papierowa oferty nie są zgodne, komisja wzywa oferenta do uzupełnienia braków tj. dostarczenia nowego nośnika zawierającego ofertę w formie elektronicznej zgodną ze złożoną wersją papierową.
W części dotyczącej oceny zgodności złożonej oferty z dokumentami formalno-prawnymi komisja sprawdza w szczególności:
- zgodność oświadczenia świadczeniodawcy dotyczącego wpisów do rejestrów w publicznym rejestrze teleinformatycznym;
- czy specjalności komórek organizacyjnych i dziedziny medyczne są odpowiednie dla realizacji zakresu, na który została złożona oferta.
W przypadku stwierdzenia niezgodności rejestru wskazanego w oświadczeniu z rejestrem publicznym lub gdy rejestr nie zawiera informacji o specjalności komórek organizacyjnych i dziedziny medycznej odpowiedniej dla realizacji zakresu, komisja przygotowuje stosowną adnotację oraz wzywa oferenta do uzupełnienia braku tj. przedłożenia aktualnego wypisu z rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą w wersji papierowej. Nie uzupełnienie braku, nie przedstawienie w wyznaczonym terminie, bądź przedstawienie informacji nieprawdziwych skutkuje odrzuceniem oferty.
Porady praktyczne
Przed złożeniem oferty należy sprawdzić, czy:
- oferta została przygotowana przy użyciu właściwej wersji oprogramowania, o którym mowa w regulaminie technicznym przygotowania oferty;
- pobrany został właściwy plik z zapytaniem ofertowym;
- wszystkie formularze ofertowe zostały wypełnione;
- wydruk papierowy formularzy ofertowych i wersja elektroniczna zapisana na nośniku elektronicznym są tej samej wersji;
- wszystkie strony formularza oferty są ponumerowane i podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania oferenta, zgodnie z załączonym do oferty wzorem podpisów;
- nośnik, na którym została zapisana wersja elektroniczna oferty jest prawidłowo oznaczony;
- wszystkie dodatkowe dokumenty i oświadczenia zostały załączone, ponumerowane i podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania świadczeniodawcy zgodnie z załączonym do oferty wzorem podpisów; każda zapisana strona powinna być podpisana;
- zachowana jest ciągłość numerowania; sprawdź czy poszczególne numery nie zostały zdublowane lub czy nie pominięto którejś strony i nie pozostała ona bez numeru kolejnego;
- dokumenty, o których mowa w § 14 ust. 1 Zarządzenia nr 18/2017/DSOZ z dnia 14 marca 2017 r. składane do oferty są zgodne ze stanem faktycznym i prawnym;
- załączone dokumenty stanowiące kserokopie są potwierdzone „za zgodność z oryginałem”;
- wydruk formularza oferty (z ponumerowanymi stronami i podpisami) wraz z nośnikiem elektronicznym i wersja elektroniczna oferty zostały umieszczone w oddzielnej zaklejonej kopercie oznaczonej słowem „oferta”, nazwą i adresem świadczeniodawcy oraz kodem i przedmiotem postępowania (zgodnie z ogłoszeniem o postępowaniu);
- kopie wszystkich dokumentów winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta;
- każdy oferent ma prawo przygotowania dodatkowych oświadczeń, wyjaśnień, itd. w formie pisemnej i dołączenia ich na etapie składania oferty.
Jeśli Państwo planują zawrzeć kontrakt z NFZ proponujemy zacząć przygotowania do tego procesu wcześniej. Przygotowanie całej wymaganej dokumentacji jest czasochłonne. Sugerujemy, aby zacząć zbierać dokumentację i oświadczenia, które należy złożyć wraz z ofertą co najmniej miesiąc przed planowanym dniem złożenia wniosku.
Bardzo często umowy są podpisywane z początkiem nowego roku kalendarzowego. Mając to na uwadze możliwe jest złożenie wniosku/oferty przed ogłoszeniem postępowania przez NFZ. Mogą Państwo rozpocząć przygotowania znacznie szybciej i oszczędzić sobie działania pod presją czasu. Pozwoli to na wyeliminowanie błędów, które mogą wykluczyć ofertę z postępowania.
Jeśli potrzebują Państwo pomocy w przygotowaniu formularza ofertowego zapraszamy do kontaktu: bok@ea24.pl lub pod numerem telefonu +48 68 422 70 52.