W części teoretycznej przedstawiliśmy Państwu następujące zagadnienia: podstawy prawne zawierania umów z NFZ, rodzaje świadczeń za jakie płaci NFZ, rodzaje postępowań w ramach których można starać się o podpisanie umowy z NFZ. Ponadto przybliżyliśmy Państwu części formularza ofertowego, dokumentację składaną wraz z ofertą oraz system oceny ofert.
W tej części chcemy zapoznać Państwa z aspektem praktycznym przygotowywania oferty. Opiszemy jakie aplikacje NFZ są niezbędne w procesie kontraktowania świadczeń oraz na co zwrócić uwagę by unikać nieprawidłowości w ofercie.
W celu realizacji zadań związanych z kontraktowaniem i rozliczaniem świadczeń NFZ udostępnia swoje systemy informatyczne. Systemy te mogą się różnić, ale zapewniają taką samą funkcjonalność. Poniższy dokument opracowano na podstawie portali i aplikacji udostępnianych przez lubuski oddział Narodowego Funduszu Zdrowia (dotyczy Portalu Świadczeniodawcy oraz aplikacji Ofertowanie).
Zachęcamy Państwa do zapoznania się z następującymi tematami:
- Przygotowanie oferty/formularza wniosku.
- Portal potencjału.
- Aplikacja ofertowanie.
- Import z OW.
- Import definicji postępowania.
- Przygotowanie oferty.
- Zapis pliku ofertowego i wydruk.
- Braki i nieprawidłowości w ofercie.
- Porady praktyczne.
Przygotowanie oferty/formularza wniosku
Kolejne etapy przygotowania oferty przedstawiono na poniższym diagramie:
Do przygotowania oferty niezbędne jest posiadanie konta w Portalu Świadczeniodawcy. Aby je utworzyć trzeba wykonać następujące kroki:
- Należy złożyć wniosek o rejestracje w systemie do odpowiedniego OW NFZ.
- Oddział NFZ wygeneruje konto użytkownika (kod świadczeniodawcy).
- Oddział NFZ przekaże pocztą login i hasło.
- Użytkownik tworzy konta i nadaje upoważnienia dla operatorów.
- Użytkownik uzupełnia opis potencjału świadczeniodawcy.
Jeśli posiadamy już konto w Portalu Świadczeniodawcy, w celu przygotowania oferty należy wykonać następujące czynności:
- Przygotowanie potencjału świadczeniodawcy: świadczeniodawca – Portal Potencjału.
- Przygotowanie umów podwykonawstwa: podwykonawca – Portal Potencjału.
- Przygotowanie profilu ofertowego: świadczeniodawca – Portal Potencjału.
- Przygotowanie Formularza ofertowego: świadczeniodawca – aplikacja ofertowanie:
- Pobrać i uruchomić program instalacyjny aplikacji ofertowej udostępniony przez oddział wojewódzki NFZ.
- Wygenerować z Portalu i zaimportować do aplikacji ofertowej plik z własnymi danymi – Profil ofertowy świadczeniodawcy.
- Zaimportować do aplikacji ofertowej definicję postępowania (udostępniona na stronach oddziału wojewódzkiego NFZ oraz w Portalu Świadczeniodawcy.
- Wprowadzić pozostałe, wymagane dane w formularzu wniosku.
- Wydrukować formularz wniosku zgodny z wersją elektroniczną.
- Zapisać formularz wniosku w wersji elektronicznej.
- Przygotowanie dokumentacji formalno-prawnej: załączniki do Formularza ofertowego.
Portal Potencjału
Portal Potencjału to aplikacja internetowa, która jest elementem systemu informatycznego NFZ. Podstawową funkcją Portalu jest obsługa procesu wymiany dokumentów związanych z procesem kontraktowania i rozliczeń świadczeń.
Co ważniejsze Portal Potencjału zawiera następujące dane:
- Dane podmiotu.
- Struktura organizacyjna:
- przedsiębiorstwa,
- jednostki organizacyjne,
- komórki organizacyjne (cz. VII, cz. VIII, profile)
- Struktura wykonawcza:
- lokalizacje,
- miejsca realizacji świadczeń.
- Zasoby świadczeniodawcy:
- sprzęt,
- środki transportu,
- pomieszczenia.
- Personel.
- Podwykonawcy.
- Harmonogramy: komórek i personelu.
W trakcie weryfikacji oferty przede wszystkim sprawdzany jest następujący potencjał:
- personel udzielający świadczeń opieki zdrowotnej: wymagany i dodatkowo oceniany;
- zasoby własne: sprzęt i pomieszczenia;
- dostępność: harmonogram personelu;
- dostępność komórki organizacyjnej;
- umowy podwykonawstwa.
W efekcie Portal Potencjału odgrywa kluczową rolę w procesie ofertowania. Wypełnienie danych dotyczących podmiotu wykonującego działalność leczniczą, jest wymagane do przygotowania Profilu potencjału.
Aplikacja ofertowanie
Po przygotowaniu Profilu ofertowego oraz pobraniu Definicji postępowania z Portalu Potencjału (oba pliki powinno zapisać się na dysku komputera) należy uruchomić aplikacje OFERTOWANIE. Przy czyn należy zwróć uwagę, aby pobrać ze strony oddziału wojewódzkiego NFZ odpowiednią wersję tego oprogramowania.
W istocie przygotowanie oferty w aplikacji składa się z następujących kroków:
- Import w OW danych oferenta.
- Import definicji postępowania.
- Przygotowanie oferty.
- Zapis pliku ofertowego i wydruk.
Import z OW
Najpierw należy zaimportować profil potencjału, czyli strukturę oferenta. W tym celu w głównym oknie aplikacji wybieramy ścieżkę: Import z OW->Import struktury oferenta. Następnie w oknie Import danych rozwijamy listę, zaznaczamy profil potencjału (wybieramy plik z rozszerzeniem *.ssx2), klikamy Otwórz i Import danych.
Po zaimportowaniu struktury oferenta (profil potencjału), w menu Dane podstawowe, można przeglądnąć wszystkie wcześniej wprowadzone w Portalu Potencjału dane. Jedyną edytowalną informacją są pola: osoby reprezentującej i telefon do osoby reprezentującej.
Dane dotyczące Przedsiębiorstw wprowadzane są w Portalu Potencjału. W aplikacji Ofertowanie dostępny jest wyłącznie ich podgląd za pomocą klawisza Dane – F7.
Import definicji postępowania
Kolejnym krokiem jest import definicji postępowania. Dlatego w głównym oknie aplikacji Ofertowanie, wybieramy menu Postępowania. W oknie Postępowania ofertowe wybieramy klawisz Import, wybieramy plik definicji, później zatwierdzamy import klawiszem Otwórz. Import definicji postępowania potwierdzony jest komunikatem: „Import danych zakończony poprawnie”, który zatwierdzamy klawiszem OK.
Należy pamiętać, że dla każdej definicji postępowania należy wykonać osobny import.
Przygotowanie oferty
Następnie można przystąpić do przygotowania oferty. W oknie Postępowania ofertowe zaznaczamy konkretną definicję postępowania i wybieramy klawisz Wniosek – F12. Jeżeli Oferent składa ofertę na więcej niż jeden zakres, to należy dla każdego zakresu przygotować osobną ofertę.
Krok pierwszy
W oknie Wniosek w polach Od: Do: należy wprowadzić ręcznie daty oferty (edycja – klawisz Edycja – F6, zatwierdzenie – klawisz Zatwierdź – F10). Następnie wybieramy klawisz Pozycje wniosku. W oknie Pozycje wniosku wybieramy klawisz Nowy – F2. W oknie Pozycje oferty/wniosku, wybieramy ze słownika jednostkę organizacyjną i właściwą komórkę organizacyjną. Dla każdej komórki organizacyjnej należy osobno wypełnić dane w oknie Pozycje oferty/wniosku. W oknie jednostki organizacyjne (tylko pozycje aktywne), klawiszem „>>” przechodzimy do okna Komórki organizacyjne (tylko pozycje aktywne) zaznaczamy właściwą komórkę organizacyjną i wybieramy klawisz Wybierz – F10. W zależności od rodzaju świadczeń, na które składamy wniosek uzupełniamy odpowiednie dane. Na koniec po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzamy je.
Krok drugi
Kolejnym krokiem jest wypełnienie danych dot. harmonogramu. W tym celu wybieramy klawisz Harmonogram-F4. W oknie Harmonogram sprawdzamy czy jest właściwy harmonogram. Jeżeli harmonogram nie został dołączony, można to zrobić za pomocą klawisza Kopiowanie. Można również edytować istniejący harmonogram za pomocą klawisza Dane – F7 lub dodawać nowe pozycje za pomocą klawisza Nowy – F2. Z powyższego okna Harmonogram wychodzimy klawiszem Zamknij – ESC i zatwierdzamy komunikat „Czy wypełniono wszystkie dane” klawiszem Tak.
Krok trzeci
Następnie należy wypełnić dane dot. personelu. W tym celu wybieramy klawisz Personel-F3. W oknie Personel w punkcie oferty sprawdzamy dodał się do danej komórki organizacyjnej właściwy personel. Można również edytować istniejący personel za pomocą klawisza Dane – F7 lub dodawać nowy personel za pomocą klawisza Nowy – F2. Z powyższego okna Personel w punkcie oferty wychodzimy klawiszem Zamknij – ESC i zatwierdzamy komunikat „Czy wypełniono wszystkie dane” klawiszem Tak.
Krok czwarty
Kolejnym krokiem jest przypisanie harmonogramu do personelu. W tym celu wybieramy klawisz Personel-harmonogram-F11. W oknie Harmonogram pracy personelu dodajemy do każdego pracownika harmonogram pracy. Czyli obok pola Personel, klawiszem „˅” wybieramy danego pracownika, a za pomocą klawisza Z komórki kopiujemy z komórki organizacyjnej harmonogram i zatwierdzamy operację klawiszem Tak. Można również edytować istniejący harmonogram za pomocą klawisza Dane – F7 lub dodawać nowe pozycje za pomocą klawisza Nowy – F2. Po wprowadzeniu wszystkich danych wychodzimy z okna Pozycja oferty/wniosku i Pozycje wniosku za pomocą klawisza i wracamy do okna Wniosek.
Zapis pliku ofertowego i wydruk
Ostatnimi czynnościami do wykonania są zapisanie pliku ofertowego i jego wydruk. W oknie Wniosek można sprawdzić poprawność wcześniej wprowadzonych danych, za pomocą klawisza Sprawdź wniosek. Aby zapisać plik ofertowy i wydrukować ofertę wybieramy klawisz Wydruk wniosku. W pierwszej kolejności należy zapisać plik ofertowy, zatwierdzając w oknie Zapisywanie jako, klawiszem Zapisz, a następnie potwierdzając eksport klawiszem OK. Następnie pojawia się okno Wydruk wniosku, gdzie można podglądnąć wydruk – klawisz Podgląd i wydrukować ofertę – klawisz Drukuj. Po zakończeniu wydruku oferty, pojawia się komunikat dot. wydruku oznaczenia wniosku, na którym zaznaczamy Nowy wniosek i zatwierdzamy klawiszem Zatwierdź – F10.
Należy pamiętać o wydruku oferty i oznaczenia wniosku dla każdego zakresu osobno oraz o nagraniu pliku ofertowego na płytę CD.
Braki i nieprawidłowości w ofercie
W przypadku zidentyfikowania braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów bądź oświadczeń, wzywa się świadczeniodawcę do uzupełnienia braków formalnych. Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych ma formę pisemną. Komisja wskazuje, jakie dokumenty należy uzupełnić i w jakim terminie. Tymczasem nie uzupełnienie braków formalnych, nie przedstawienie ich w wyznaczonym terminie bądź przedstawienie informacji niepełnych, niezgodnych ze stanem faktycznym skutkuje odrzuceniem oferty. Dlatego komisja wzywa oferenta – pod rygorem odrzucenia oferty – do ich usunięcia/uzupełnienia w wyznaczonym terminie – minimum 2 dni robocze od dnia wezwania.
Następnie komisja wczytuje złożoną przez świadczeniodawcę na nośniku elektronicznym ofertę do systemu informatycznego i sprawdza, czy forma elektroniczna oferty jest zgodna ze złożoną wersją papierową oferty. W przypadku, gdy nośnika elektronicznego nie można odczytać bądź wersja elektroniczna i papierowa oferty nie są zgodne, komisja wzywa oferenta do uzupełnienia braków tj. dostarczenia nowego nośnika zawierającego ofertę w formie elektronicznej zgodną ze złożoną wersją papierową.
W części dotyczącej oceny zgodności złożonej oferty z dokumentami formalno-prawnymi komisja sprawdza w szczególności:
- zgodność oświadczenia świadczeniodawcy dotyczącego wpisów do rejestrów w publicznym rejestrze teleinformatycznym;
- czy specjalności komórek organizacyjnych i dziedziny medyczne są odpowiednie dla realizacji zakresu, na który została złożona oferta.
Na skutek stwierdzenia niezgodności rejestru wskazanego w oświadczeniu z rejestrem publicznym lub gdy rejestr nie zawiera informacji o specjalności komórek organizacyjnych i dziedziny medycznej odpowiedniej dla realizacji zakresu, komisja przygotowuje stosowną adnotację oraz wzywa oferenta do uzupełnienia braku tj. przedłożenia aktualnego wypisu z rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą w wersji papierowej. W tym przypadki nie uzupełnienie braku, nie przedstawienie w wyznaczonym terminie, bądź przedstawienie informacji nieprawdziwych również skutkuje odrzuceniem oferty.
Porady praktyczne
Przed złożeniem oferty należy sprawdzić, czy:
- oferta została przygotowana przy użyciu właściwej wersji oprogramowania, o którym mowa w regulaminie technicznym przygotowania oferty;
- pobrany został właściwy plik z zapytaniem ofertowym;
- wszystkie formularze ofertowe zostały wypełnione;
- wydruk papierowy formularzy ofertowych i wersja elektroniczna zapisana na nośniku elektronicznym są tej samej wersji;
- wszystkie strony formularza oferty są ponumerowane i podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania oferenta, zgodnie z załączonym do oferty wzorem podpisów;
- nośnik, na którym została zapisana wersja elektroniczna oferty jest prawidłowo oznaczony;
- wszystkie dodatkowe dokumenty i oświadczenia zostały załączone, ponumerowane i podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania świadczeniodawcy zgodnie z załączonym do oferty wzorem podpisów; każda zapisana strona powinna być podpisana;
- zachowana jest ciągłość numerowania; sprawdź czy poszczególne numery nie zostały zdublowane lub czy nie pominięto którejś strony i nie pozostała ona bez numeru kolejnego;
- dokumenty, o których mowa w § 14 ust. 1 Zarządzenia nr 18/2017/DSOZ z dnia 14 marca 2017 r. składane do oferty są zgodne ze stanem faktycznym i prawnym;
- załączone dokumenty stanowiące kserokopie są potwierdzone „za zgodność z oryginałem”;
- wydruk formularza oferty (z ponumerowanymi stronami i podpisami) wraz z nośnikiem elektronicznym i wersja elektroniczna oferty zostały umieszczone w oddzielnej zaklejonej kopercie oznaczonej słowem „oferta”, nazwą i adresem świadczeniodawcy oraz kodem i przedmiotem postępowania (zgodnie z ogłoszeniem o postępowaniu);
- kopie wszystkich dokumentów winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta;
- każdy oferent ma prawo przygotowania dodatkowych oświadczeń, wyjaśnień, itd. w formie pisemnej i dołączenia ich na etapie składania oferty.
Ile czasu potrzebuję na przygotowanie oferty?
Jeśli Państwo planują zawrzeć kontrakt z NFZ proponujemy zacząć przygotowania do tego procesu wcześniej. Przygotowanie całej wymaganej dokumentacji jest czasochłonne. Sugerujemy, aby zacząć zbierać dokumentację i oświadczenia, które należy złożyć wraz z ofertą co najmniej miesiąc przed planowanym dniem złożenia wniosku.
Bardzo często NFZ podpisuje umowy z początkiem nowego roku kalendarzowego. Mając to na uwadze możliwe jest złożenie wniosku/oferty przed ogłoszeniem postępowania przez NFZ. Mogą Państwo rozpocząć przygotowania znacznie szybciej i oszczędzić sobie działania pod presją czasu. Bez wątpienia pozwoli to na wyeliminowanie błędów, które mogą wykluczyć ofertę z postępowania.
Jeśli potrzebują Państwo pomocy w przygotowaniu formularza ofertowego zapraszamy do kontaktu: bok@ea24.pl lub pod numerem telefonu +48 68 422 70 52.