Rozpoczęcie pracy z modułem eRejstracja+ w pierwszym kroku wymaga aktywacji zakupionej licencji. Licencję aktywujemy pod ścieżką: Zarządzanie → Operacje techniczne → Aktywacja systemu mMedica.
Ponadto w celu komunikacji z systemem P1 mMedica używa certyfikatów WSSE oraz TLS. Jeśli bazę danych mMedica skonfigurowano pod kątem wysyłki eRecepty/eSkierowania nie ma potrzeby wykonywania dodatkowej konfiguracji.
Uprawnienia użytkowników
Dostępność poszczególnych opcji modułu zależy od nadania użytkownikom odpowiednich uprawnień. Możemy im przypisać następujące uprawnienia:
- Rejestracja w centralnym systemie eRejestracji,
- Synchronizacja danych z centralnym systemem eRejestracji,
- Synchronizacja wizyt z centralnej eRejestracji,
- Wysyłka wizyt historycznych do centralnego systemu eRejestracji.
Konfiguracji uprawnień użytkowników dokonujemy przez ścieżkę: Zarządzanie → Konfiguracja → Użytkownicy systemu → Zakładka 5. Uprawnienia funkcjonalne.
Dalsza konfiguracja modułu wymaga następujących działań:
- Rejestracja miejsca udzielania świadczeń w centralnym systemie eRejestracji.
- Wysyłka listy personelu do centralnego systemu eRejestracji.
- Utworzenie harmonogramu dla centralnego systemu eRejestracji.
Rejestracja miejsca udzielania świadczeń/komórki organizacyjnej
Komórka realizująca świadczenia musi mieć uzupełnione następujące informacje w danych podmiotu leczniczego:
- Kod resortowy cz. I, służy on do identyfikacji komórki i jej harmonogramu w systemie centralnej eRejestracji. Ścieżka: Zarządzanie → Konfiguracja → Dane świadczeniodawcy Zakładka 1. Podmiot leczniczy.
- Dane adresowe : kod miejscowości oraz długość i szerokość geograficzną. Ścieżka: Zarządzanie → Konfiguracja → Struktura organizacyjna → Zakładka 2. Dane adresowe.
- Kod resortowy cz. VII – na jego podstawie system eRejstracji P1 określa jakie świadczenia są dozwolone w ramach danej komórki. Ścieżka: Zarządzanie → Konfiguracja → Struktura organizacyjna → Zakładka 4. Kody.
Rejestracji komórki dokonujemy w Kalendarzu pracy (ścieżka: Zarządzanie → Terminarz → Kalendarz pracy → Zakładka Komórki organizacyjne). Najpierw zaznaczamy komórkę i w sekcji Centralny system eRejestracji określamy rodzaj realizowanych w niej świadczeń (lista rozwijana zawiera świadczenia zdefiniowane w Katalogu świadczeń). Następnie rozwijamy menu Funkcje dodatkowe i wybieramy opcję Rejestruj/Edytuj dane w centralnym systemie eRejestracji. Opcja ta służy również do edycji danych komórki, którą wcześniej zarejestrowano.
Wysyłka listy personelu do centralnego systemu eRejestracji
Wysyłka listy personelu do centralnego systemu e-Rejestracji obejmuje osoby, których harmonogram pracy powiązano z komórką organizacyjną zarejestrowaną w tym systemie.
Ponadto należy uzupełnić w danych tego personelu informację dotyczącą okresu aktywności w e-Rejestracji P1 (ścieżka: Zarządzanie → Konfiguracja → Rejestr personelu → pole „Okres aktywności w eRejestracji P1”.
Wysyłka zawsze odbywa się w kontekście pełnej listy personelu. Aby zarejestrować personel w systemie centralnej eRejestracji wybieramy Funkcje dodatkowe → Wyślij do centralnego systemu eRejestracji.
Utworzenie harmonogramu dla centralnego systemu eRejestracji
W ramach tworzenia harmonogramu na potrzeby centralnego systemu eRejestracji możemy utworzyć szablon harmonogramu lub dodać / edytować daną pozycję harmonogramu.
Aby utworzyć szablon harmonogramu przechodzimy przez ścieżkę: Zarządzanie → Terminarz → Szablony harmonogramu → przycisk Nowy. Następnie w polu Dostępność wybieramy opcję „eRejestracja P1″. Wówczas wygenerowany na podstawie tego szablonu harmonogram będzie udostępniony w eRejestracji P1.
Po wybraniu dostępności eRejestracja P1 aktywuje się do edycji pole Świadczenie. Należy wybrać, które świadczenia z Katalogu świadczeń mogą być realizowane w ramach tego harmonogramu.
Na koniec wybieramy przycisk Generuj harmonogram, który uruchamia synchronizację z centralnym systemem eRejestracji. Oznacza to przesłanie utworzonego harmonogramu do systemu centralnej eRejestracji.
Pole Dostępność możemy także określić dodając/edytując pozycję w harmonogramie. Ścieżka: Zarządzanie → Terminarz → Harmonogram pracy→ zaznaczony harmonogram → na dole ekranu przycisk Nowa pozycja lub po zaznaczeniu pozycji przycisk Dane.
Zatwierdzenie danych pozycji, w której wskazano dostępność „eRejestacja P1”, będzie skutkować
uruchomieniem synchronizacji harmonogramów z centralnym systemem e-Rejestracji.
Generacja harmonogramu w pierwszej kolejności uruchamia operację rejestracji w centralnej eRejestracji komórki oraz personelu, dla których utworzono harmonogram, ale tylko w przypadku gdy danych nie zarejestrowano wcześniej w tym systemie.
Rezerwacja wizyty w centralnym systemie eRejestracji
Ogólny sposób tworzenia rezerwacji wizyt w programie nie uległ zmianom i dokonujemy go w sekcji „Terminarz”.
W ramach posiadanego modułu eRejestracja + możliwa jest rezerwacja wizyty w centralnym systemie eRejestracji. Co ważniejsze, w danych rezerwacji/rejestracji dodano pola „Świadczenie” oraz „Dawka szczep.”, które wymagają uzupełnienia. Po rozwinięciu pola „Świadczenie” otworzy się słownik z listą świadczeń z Katalogu świadczeń.
mMedica umożliwia również rezerwację w centralnym systemie e-Rejestracji świadczeń z zakresu profilaktyki raka piersi oraz raka szyjki macicy (wybór świadczenia zdefiniowanego w Katalogu świadczeń). Przy zatwierdzaniu takiej rezerwacji system P1 zwraca informację o kwalifikacji do profilaktyki zapisywanej pacjentki.
Wybór odpowiedniej pozycji w polu „Świadczenie” wskazuje, że rezerwacja ma zostać przesłana do centralnego systemu e-Rejestracji. Zatwierdzenie jej danych uruchomi komunikację z tym systemem. Informacje o przebiegu wysyłki i jej ewentualnych błędach wyświetlą się w oknie Rezerwacja wizyty w centralnym systemie eRejestracji.
Warunkiem pozytywnego zakończenia rezerwacji jest zgodność danych z harmonogramem przesłanym do centralnego systemu e-Rejestracji pod względem: osoby personelu, komórki realizującej, czasu trwania wizyty, rodzaju świadczenia czy kategorii.
Ponadto pacjent, którego dotyczy rezerwacja, powinien mieć w swoich danych uzupełniony numer telefonu lub/i adres e-mail.
Edycja danych rezerwacji oraz jej odwołanie wymaga wyboru z listy rozwijalnej odpowiedniej przyczyny zmian.
Dodatkowo w aplikacji mMedica istnieje możliwość powiązania rezerwacji tworzonej dla centralnego
systemu e-Rejestracji z wpisem do harmonogramu przyjęć.
Na koniec mMedica wysyła do centralnego systemu e-Rejestracji informację o zakończeniu wizyty zrealizowanej na podstawie istniejącej w tym systemie rezerwacji. Natomiast usunięcie w programie wizyty, której zakończenie wysłano wcześniej do centralnego systemu e-Rejestracji, skutkować będzie komunikacją celem przesłania do niego informacji o wycofaniu wizyty.
Synchronizacja danych z e-Rejestracją
Funkcjonalność synchronizacji z e-Rejestracją P1 umożliwia przesłanie do centralnego systemu e-Rejestracji danych, dla których z różnych przyczyn wystąpiły błędy wysyłki podczas wcześniejszej synchronizacji.
W celu jej uruchomienia należy w oknie Terminarza rozwinąć menu Funkcje dodatkowe → Synchronizacja danych z centralnym systemem eRejestracji. Czynność ta spowoduje otwarcie okna z listą danych zakwalifikowanych do synchronizacji.
Wybór przycisku Synchronizuj, dostępnego w panelu górnym, uruchomi proces ich zbiorczej synchronizacji z centralnym systemem e-Rejestracji. Informacja o przebiegu powyższej operacji prezentowana będzie w dedykowanym oknie.
U góry ekranu znajdują się także przyciski Anuluj synchronizację oraz Przywróć do synchronizacji.
Anuluj synchronizację – w celu anulowania danej pozycji do synchronizacji należy podświetlić ją na liście,
następnie użyć przycisku. Od wersji 11.9.0 aplikacji mMedica istnieje możliwość zbiorczego anulowania wielu pozycji po ich podświetleniu. Anulowane zasoby są pomijane w procesie synchronizacji.
Przywróć do synchronizacji – przywraca anulowaną pozycję do puli synchronizacji. Przycisk jest aktywny po wskazaniu na liście pozycji, którą anulowano.
Parametr pokaż anulowane – po zaznaczeniu parametru zostaną wyświetlone anulowane pozycje.
Pobranie rezerwacji z centralnego systemu e-Rejestracji
Aby dla harmonogramów, zsynchronizowanych z centralnym systemem e-Rejestracji, pobrać lub zaktualizować rezerwacje utworzone/zmienione bezpośrednio po stronie systemu e-Rejestracji P1, należy w oknie Terminarza w menu Funkcje dodatkowe, dostępnym w lewym górnym rogu ekranu, wybrać pozycję „Pobierz rezerwacje z centralnego systemu eRejestracji”.
Zaimportowane w powyższy sposób rezerwacje będą widoczne w oknie Terminarza oraz na liście rezerwacji. W przypadku pobrania rezerwacji pacjenta nieistniejącego w Kartotece pacjentów, zostanie on do niej dodany.
Jeżeli w bazie świadczeniodawcy występuje dwóch lub więcej pacjentów z tym samym identyfikatorem pacjenta (taki sam PESEL, dowód osobisty, paszport lub nr UE), przy pobraniu rezerwacji powiązanej z tym identyfikatorem zostanie utworzona dla niego dodatkowa pozycja w Kartotece pacjentów.
Ponadto w ramach modułu „Menedżer eksportów” udostępniono możliwość utworzenia zadania odpowiedzialnego za automatyczne pobieranie rezerwacji z centralnego systemu e-Rejestracji.